Uppfattningen uppmuntrar upptagen arbete och jag är trött på det

Varför har allt blivit så onödigt komplicerat?

(Harry Keller) (23 apr 2020)

“Skriv, planera, samarbeta och ordna. Uppfattningen är allt du behöver – i ett verktyg . ”

Detta inlägg innehåller mina observationer om Notion, nrkoden mästare som äter upp produktivitetsverktygsutrymmet. Om du inte vet vad Notion är eller inte har använt det tidigare, är det här inlägget förmodligen inte för dig. Jag bör nämna att vi som företag på diesdas.digital älskar Notion och har använt det så omfattande att det har gjort de flesta andra verktyg som vi tidigare använt överflödiga – det har blivit vårt operativsystem och jag vet inte hur vi skulle driva företaget utan det. Så det här inlägget handlar mycket om ett kärleks- / hatförhållande.

Notion är ett meta-verktyg: ett verktyg för att bygga verktyg och det är så smidigt och gör det enkelt att uppfinna dina egna arbetsflöden att du inte kan hjälpa , men förundras över det: Det är en otroligt imponerande prestation att låta människor bygga databaser och relationer utan att skriva någon kod. Det utmärker sig också i den mediatunga samarbetsmiljön på tom sida – det är bättre än Google Docs, det är bättre än Dropbox Paper, det är bättre än någon wiki.

Så vad är det inte att älska?

Med stor kraft kommer stort ansvar

Det är allt solsken och regnbågar i början: Du kommer igång med några sidor; mötesanteckningar här, en att göra-lista där, en trello-esque styrelse där borta; det är fantastiskt, äntligen samlas alla dina rörliga datamål på ett ställe! Sedan börjar du sätta ihop fler saker: Du upptäcker anpassade vyer, relationer, databaser. Mind blown, alla möjligheter! Over night blir Notion ditt företags projektverktyg, projektdokumentationsverktyg, internt wiki-verktyg, lead tracking-verktyg, CRM-verktyg, intranätverktyg, HR-verktyg, delat todo-listverktyg, verktyg för mötesprotokoll, verktyg för färdplan, verktyg för händelseorganisation, GDPR-verktyg , kanske till och med din webbplats. Listan är oändlig. Det uppmuntrar dig att använda det för allt, för det kan göra allt … men borde det?

Ledsen uppfattning, men jag behöver en paus … för din enorma flexibilitet är också din största svaghet.

Meddelanden blir värdelösa

Först och främst: Meddelanden don t fortsätta. Det har du byggt massor av olika verktyg i Notion, då är meddelanden helt enkelt inte användbara längre … du får e-postmeddelanden som visar 86 ändringar över hela linjen; de är inte organiserade och de motsvarar inte mentala hinkar, som separata appar skulle göra. Dina CRM-aviseringar kommer plötsligt med dina nuvarande produktutvecklingssprintuppdateringar. Och hur kunde de vara separata? Begreppet vet inte vad det lagrar, för alla medel och syften är en kontakt i ditt CRM-verktyg samma sak som en utvecklingshistoria i din eftersläpning. Det är ett problem eftersom det skapar mental kostnad för att manuellt sikta igenom alla viktiga platser och ta reda på vad som är viktigt. Eller så kopplar du Notion till Slack-kanaler och rör uppdateringarna där … men då överväldigar det all regelbunden chatt i dessa kanaler.

Jag trodde aldrig att jag skulle säga detta, men jag saknar tiderna för att få en JIRA meddelande och ikonens färg, formatering och frasering berättar omedelbart och exakt dess sammanhang och vad det handlar om.

Vänster: Notions Slack integration, höger: e-post aviseringar. Vad är det som händer här? Ingen vet.

Allt ser lägsta gemensamma nämnare

Och även om det är imponerande att Notion kan hantera alla dessa olika användningsfall, är det inte särskilt bra för någon av dem. Det inbjuder inte till diskussion eftersom dess kommentarer är små och dolda. Du kan inte heller uppmärksamma vissa egenskaper på ett kort / sida eftersom all metadata blir en lång lista med egenskaper. Om du målmedvetet utformade ett verktyg för ett användningsfall skulle du betona vanliga / viktiga funktioner och dölja mer dunkla funktioner. I Notion är allt detsamma, för det skiljer inte mellan t.ex. ett förfallodatum och en senast uppdaterad tidsstämpel, som är väldigt olika viktiga. Den enda chansen för visuell hierarki är att beställa egenskaper från topp till botten.

Bedöms som ett fristående verktyg, t.ex. en eftersläpning i projektet är Notion helt enkelt inte väl utformad för den uppgiften. Det är nästan odesignat på grund av dess tvingade genericitet. Allt är en kompromiss. Allt blir dess lägsta gemensamma nämnare.Ingenting har syfte eller är lätt att skanna visuellt. Att vara generisk tvingar generisk design på allt.

Vänster: ett Notion-berättelsekort, höger: en funktionellt liknande men mycket mer målmedvetet utformad vy i Scrumpy .

Notion uppmuntrar upptagen arbete

Det överlägset största greppet jag har är att ett verktyg ska vara ett medel för att få ett mål och få ur vägen – men med att bygga uppfattning blir verktyget ofta själva målet.

Alltför ofta kan människor inte hantera den stora kraften som uppfattningen ger dem : de bygger ofta den mest sofistikerade, mest komplexa lösningen för ett problem eftersom det får dem att se smarta ut. Gardening Notionboards blir en aktivitet i sig … Notion kommer inte ur vägen, det är smidbarhet alltid inbjuder dig att justera dina boards ytterligare, lägga till en annan egendom, att ansluta en annan relation, att lägga till en annan vy, att gå igenom din board och fullständig information på alla kort. Det har blivit ett ständigt skämt inom vårt team att ”skapa en Notion Board” för alla problem vi stöter på.

Men gör inget misstag: Allt detta upptagen-arbete har lite värde. Naturligtvis ger bättre verktyg effektivitetsvinster, men i Notion når du vanligtvis en ”90\% där” -nivå ganska tidigt – men det är inte då folk slutar. Människor njuter av aktiviteter med minskande avkastning och gör allt onödigt komplicerat. Ett kort i ett bord på ett kort i ett bräde på en sida? Visst!

De flesta gånger hade en vardaglig punktlista varit bra. Kanske en att göra-lista. Kanske att lägga till dessa todos i en kalender. Men det skulle inte få dig att se smart ut, eller hur? En anslagstavla med 5 vyer, 3 förhållanden till andra databaser och 20 egenskaper per kort gör … det visar att du verkligen har tänkt på alla edge cases! Bra jobbat!

Inte bara är den första tiden som spenderas på detta hektiska arbete bortkastad … du får lösningar som behöver en manual för att förstå och använda dem. Det här är inte ett skämt, vi har faktiskt varit där: Vi har sett oändliga Slack-meddelanden som förklarar hur ett nytt Notion Board ska användas. Denna onödiga komplexitet saktar ner alla som behöver använda dessa verktyg senare.

Nu … naturligtvis är allt detta inte Notions fel – det kan naturligtvis användas på ett förnuftigt och ansvarsfullt sätt. Hela detta inlägg är lite som att kritisera ett programmeringsspråk för den dåliga koden nybörjare skriver med det. Kanske har vi helt enkelt inte odlat våra Notion-ben än. Men verkligheten är att inte alla i ditt team kommer att vilja bli en expert verktygsbyggare: Flexibiliteten som Notion erbjuder uppmanar dig helt enkelt att använda den för fel saker och göra allt för jävligt komplicerat. Det inbjuder till överdriven trädgårdsskötsel. Och värst av allt: Med Notion är en ännu bättre, ännu mer förfinad inställning alltid möjlig, alltid precis runt hörnet, så att folk aldrig bosätter sig … de slutar helt enkelt inte att justera sina verktyg istället för att fokusera på själva arbetet.

Det sista steget i galaxhjärnan kan helt enkelt vara … Basecamp

Att observera detta får mig att känna mig riktigt lockad till verktyg som Basecamp, som är väldigt styva, mycket uppfattade och tränar dig genom arbetsflöden som är vettiga , eftersom de har bevisats över tiden och upprepats. Någon bestämde sig efter noggrant övervägande att detta är den uppsättning funktioner som verktyget ska erbjuda och det är det. Någon tänkte på hur det hela ansluter sig, hur det är utformat och hur det går samman. Funktionsomfånget är fast. Ingen tillsats av grejer. Ingen omplacering av kärngränssnittet. Inga fler dunkla egenskaper för kantfall. Inga diskussioner om relationer. Ett sätt att göra saker! Fokusera på ditt arbete, inte verktyget!

Uppfattningen är motsatt och den flexibiliteten gör det otroligt användbart i vissa situationer, men tyvärr också distraherande och medelmåttigt för de flesta användningsfall. Kanske var vi tvungna att gå ner på det här sättet, för att se fördelarna med mer uppfattad programvara igen – att omfamna begränsningar och att fokusera på själva arbetet. Förståelse kommer vanligtvis i sinusvågor … vi har varit högst upp på flexibilitetsbacken och nu kan det vara dags att studsa tillbaka.

Men det är bara min åsikt. Även i mitt team kommer folk troligen inte att vara överens. Kanske kommer någon att skriva ett uppföljande blogginlägg med en moträkning? Det skulle vara fantastiskt, jag skulle vilja ha den konversationen!

diesdas.digital är en studio för strategi, design och kod i Berlin med ett tvärvetenskapligt team av designers, utvecklare och strateger. Vi skapar skräddarsydda digitala lösningar med ett smidigt tänkesätt och ett leende i ansiktet. Låt oss arbeta tillsammans!

Nyfiken att lära dig mer?Vi är också på Twitter , Facebook , Instagram och vi rekommenderar starkt vår Tumblr . Du kan också få ett meddelande när nya inlägg publiceras! Det är allt. Över & ute! 🛰