Tips för hantering och spårning av utgifter för arbete hemifrån | Navisteps

(8 dec 2020)

Den globala COVID-19-pandemin har orsakat stora störningar i allas liv. En stor förändring som vi har sett över hela världen är implementeringen av ”arbete hemifrån” -arrangemang. Med de flesta anställda som nu arbetar på distans under begränsad tillsyn kan företag ha svårt att hantera och hålla reda på sina utgifter.

Trots det fysiska avståndet är det viktigt att du hittar ett effektivt sätt att hålla reda på utgifterna. så att du fortsätter att ha synlighet i företagets utgifter, särskilt under denna avgörande tidsperiod.

För dig som har problem med att ta itu med dessa förändringar, oroa dig inte, vi har fått dig täckt. Här är några tips för att bättre hantera och spåra utgifter för arbete hemifrån (WFH).

1. Skapa en ny policy som är särskilt utformad för ”WFH”

Nu när omständigheterna är väldigt annorlunda kommer din befintliga utgiftspolicy sannolikt inte att förbli relevant.

Mitt i stadens låsning och aktivitetsbegränsningar , utgifterna är inte längre vad de brukade vara. Medan vissa utgifter skulle försvinna kan nya utgifter bli normen. Underhållning och resekostnader kanske inte längre är giltiga när fysiska möten och reseaktiviteter undviks eller till och med är förbjudna. Å andra sidan kanske företaget vill bidra till att hjälpa anställda att inrätta sina enskilda hemmakontor så att de kan arbeta produktivt under perioder av avstängning.

Kostnadskrav och ersättningsprocesser skulle sannolikt också vara radikalt annorlunda. särskilt om företaget ursprungligen fungerade med manuella processer.

Att låta anställda arbeta på distans kräver uppenbarligen en översyn av befintliga policyer med en ny uppsättning regler. Det är förståeligt att anställda är osäkra på vad de ska göra med tanke på alla dessa förändringar och särskilt om de arbetar fjärrstyrt för första gången. Att skapa en ny arbetspolicy som tar itu med dessa förändringar kan hjälpa till att rensa luften av osäkerhet för alla.

För att börja kan företaget omforma en policy med en ny uppsättning utgifter som är relevant och ersätts för anställda i den nuvarande miljön. Här är några exempel på utgifter som du kan tänka dig att inkludera när du skapar din arbete hemifrån:

  • Datorutrustning
  • Programvarukostnader
  • Möbler
  • Kontorsmaterial och kontorsmateriel
  • Medicinska avgifter
  • Måltider
  • WFH-bidrag

Budgetar för kostnader kan tillfälligt skilja sig ifrån omständigheterna. För att återspegla dessa ändringar kan utgiftsgränser justeras bara för WFH-policyn samtidigt som dina ursprungliga policyinställningar hålls intakta. Detta säkerställer att du enkelt kan byta tillbaka till de ursprungliga principerna när du är redo att återgå till normal drift.

2. Meddela dina anställda

När du har skapat en ny arbets-från-hem-policy skulle nästa sak vara att se till att alla får besked om det. Kommunikation kan i sig vara en utmaning i dessa tider när anställda alla är geografiskt utspridda från sina hem.

När du bestämmer dig för lämplig metod för att meddela dina anställda, bör du ta hänsyn till komplexiteten i det nya politik, omfattningen av avvikelsen från den ursprungliga policyn, liksom ditt företags kultur. E-postmeddelanden som det vanliga sättet för affärskommunikation kan vara användbara för att sprida skriftliga riktlinjer till alla anställda. Med tanke på att det troligtvis är att den nya policyn skulle skilja sig mycket från den ursprungliga policyn, kan det vara tillrådligt att hålla telefonkonferenser för att informera de anställda eller planera samtal med anställda för att förklara i detalj.

När kommunicera förändringarna, se till att låta dina anställda veta att företaget fortfarande kommer att ta hand om deras behov trots allt kaos som orsakas av den globala pandemin. Genom att visa anställda att dessa policyändringar till stor del görs för att stödja anställda i dessa svåra tider, är det mer troligt att anställda skulle vara mer uppskattande och samarbetsvilliga när det gäller att följa utgiftspolicyn.

3. Automatisera din kostnadshantering

Om du inte redan har gjort det, är det dags att hoppa på vagnen för automatisering och digitalisering. Även om manuella processer för kostnadshantering fortfarande kan fungera tidigare, kastas många företag och anställda i en frenesi när stadslås plötsligt införs. Med viktiga papperskopior som lämnas övergivna på kontoret fördröjs anställdas anspråk på obestämd tid.

Genom att använda en molnbaserad lösning som Navisteps , kostnadshantering kan fortsätta utan problem även när anställda arbetar hemifrån.Med digitaliseringen av fakturabilder och kvittobilder behöver inte anställda längre fysiska dokument för att behandla anspråk, och varje person kan utföra sina respektive anspråk- eller godkännandearbete på distans.

Dessutom kommer kostnadshanteringslösningar vanligtvis med automatiseringsverktyg . Detta gör inte bara allas liv enklare när det gäller inlämning och godkännande av utgifter, utan också underlättar belastningen för ditt ekonomiteam.

Att ha mer data digitaliserade innebär också att företaget kommer att ha större syn på anställdas utgifter. När företaget har kontroll över sina utgifter blir det lättare att hantera och göra ändringar när något verkar fel.

4. Presentera nya utgiftskategorier eller etiketter

Med en programvara för utgiftshantering skulle det vara en lek att spåra utgifter från arbete hemifrån antingen genom sin särskilda utgiftskategori eller genom att använda en hemifrån-etikett på kostnader i olika kategorier. Detsamma kan göras i manuella system men skulle sannolikt kräva avsiktlig mänsklig insats i varje steg.

Det beror väldigt mycket på varje företags omständigheter och preferens för hur de vill spåra och spela in dessa arbeten hemifrån (WFH) utgifter. Om företaget vill registrera nya WFH-utgifter i ett nytt utgiftskonto för bokföringsändamål kan de skapa motsvarande nya WFH utgiftskategori i programvaran för kostnadshantering som väl. Genom att matcha utgiftskategorier med bokföringskonton, säkerställer det korrekt fördelning av utgifter vid källan och minimerar därmed bearbetningsinsatserna för ekonomiteamet.

Alternativt kan företaget ha en hel rad utgifter relaterade till WFH som de kan vill spåra utan att vilja samla dessa utgifter i en enda kostnadskategori eller bokföringskonto. I sådana fall kan du välja att skapa nya etiketter istället för att spåra WFH-kostnader som spänner över olika utgiftskategorier. Anställda kan lämna in utgiftsanspråk som fördelar sig på en rad olika utgiftskategorier som WFH-utsläpp, brevpapper och inköp av datorutrustning, men har alla taggade till WFH-etiketten. Kostnaderna kommer fortfarande att fördelas på respektive utgiftskategorier, men genom att lägga till en WFH-etikett kan företaget filtrera utgifterna efter WFH-etiketten för vidare analys och rapportering.

5. Erbjud snabbare ersättningar

Det är viktigt att företag kan behandla ersättningar snabbare, särskilt under denna avgörande period när anställda kan behöva få ökade kostnader för att ställa in och driva sina arbetsytor hemma. Även om företaget kan ersätta anställda för dessa utgifter är det avgörande att ersättningar är snabba för att hjälpa anställda att hantera högre utgifter till följd av arbetet hemifrån.

Med verktyg som Navisteps , anställda kan enkelt skriva eller skicka in sina anspråk när som helst och var som helst utan tråkiga manuella processer. Kvitton förblir märkta till respektive anspråk så ingen av parterna skulle behöva söka igenom högar med dokument bara för att kontrollera en artikel. Totalen beräknas också automatiskt så att alla parter sparar tid utan att behöva summera beloppen manuellt. Genom att använda sådana system kan anspråk behandlas mycket snabbare så att de anställda får snabbare ersättningar.

Även om företaget har åtagit sig att hjälpa sina anställda att betala för investeringar i arbetsupplägg kan det fortfarande finnas några andra utgifter som inte stöds. Till exempel, nu när folk arbetar hemma på heltid, är chansen att hushållens elräkningar skulle skjutas upp. Det är tider som dessa att anställda verkligen är tacksamma för snabba ersättningar från företaget, och lite hjälp går långt för att förbättra arbetstillfredsställelse och anställdas lojalitet.

När snabbare ersättningar och enklare processer dinglas, det är nästan en säker satsning att anställda skulle lämna in sina anspråk snabbare. Förutom att hjälpa de anställda och generera personalens goodwill i processen, skulle företaget också få mer information i rätt tid som det sedan kan använda för att bättre övervaka, analysera och hålla koll på sina utgifter. Detta är lika viktigt för företaget som för medarbetaren, för att säkerställa överlevnad i sådana osäkra tider.

Om du är intresserad av att registrera dig hos oss, här är hur du kan komma igång. Kontakta vårt supportteam för alla frågor.

Ursprungligen publicerat på https://www.navisteps.com .