Dicas para gerenciar e monitorar despesas de trabalho em casa | Navisteps

(8 de dezembro de 2020)

A pandemia global de COVID-19 causou interrupções consideráveis ​​na vida de todos. Uma grande mudança resultante que vimos acontecer em todo o mundo é a implementação de acordos de “trabalho em casa”. Com a maioria dos funcionários trabalhando remotamente sob supervisão limitada, as empresas podem enfrentar dificuldades para gerenciar e controlar suas despesas.

Apesar da distância física, é importante que você encontre uma maneira eficiente de controlar as despesas. para que você continue tendo visibilidade dos gastos da empresa, especialmente durante este período crucial de tempo.

Para aqueles de vocês que estão tendo problemas para lidar com essas mudanças, não se preocupem, nós ajudamos vocês. Aqui estão algumas dicas para você gerenciar e controlar melhor as despesas do trabalho em casa (WFH).

1. Crie uma nova política projetada especificamente para “WFH”

Agora que as circunstâncias são muito diferentes, sua política de despesas existente provavelmente não permanecerá relevante.

Entre bloqueios de cidades e restrições de atividades , as despesas não são mais o que costumavam ser. Embora algumas despesas desapareçam, novas despesas podem se tornar a norma. Despesas de entretenimento e viagens podem não ser mais válidas quando reuniões físicas e atividades de viagem são evitadas ou mesmo proibidas. Por outro lado, a empresa pode querer contribuir para ajudar os funcionários a configurar seus escritórios domésticos individuais para que possam trabalhar de forma produtiva durante os períodos de bloqueio.

Os relatórios de despesas e os processos de reembolso provavelmente também seriam radicalmente diferentes, especialmente se a empresa funcionava originalmente com processos manuais.

Evidentemente, ter funcionários trabalhando remotamente exige uma revisão das políticas existentes com um novo conjunto de regras. É compreensível que os funcionários não tenham certeza do que fazer diante de todas essas mudanças e, principalmente, se estiverem trabalhando remotamente pela primeira vez. Criar uma nova política de trabalho em casa que aborde essas mudanças pode ajudar a limpar o ar de incerteza para todos.

Para começar, a empresa poderia redesenhar uma política com um novo conjunto de despesas que são relevantes e reembolsáveis ​​para os funcionários no ambiente atual. Aqui estão alguns exemplos de despesas que você pode considerar ao elaborar sua política de trabalho em casa:

  • Equipamentos de informática
  • Despesas de software
  • Móveis
  • Artigos de papelaria e suprimentos de escritório
  • Honorários médicos
  • Refeições
  • Subsídios WFH

Orçamentos para as despesas podem ser temporariamente diferentes, dadas as circunstâncias. Para refletir essas mudanças, os limites de despesas podem ser ajustados apenas para a política WFH, mantendo as configurações originais da política intactas. Isso garante que você possa facilmente voltar às políticas originais quando estiver pronto para voltar às operações normais.

2. Notifique seus funcionários

Depois de criar uma nova política de trabalho em casa, o próximo passo seria garantir que todos sejam notificados a respeito. A comunicação pode ser um desafio nestes tempos em que todos os funcionários estão geograficamente dispersos trabalhando em suas respectivas casas.

Ao decidir sobre o método apropriado para notificar seus funcionários, você deve levar em consideração a complexidade do novo política, a extensão do desvio das políticas originais, bem como a cultura da sua empresa. Os e-mails, como meio usual de comunicação empresarial, podem ser úteis para divulgar as diretrizes por escrito a todos os funcionários. No entanto, dado que é provável que a nova política seja muito diferente das políticas originais, pode ser aconselhável realizar teleconferências para informar os funcionários ou agendar ligações com os funcionários para explicar em detalhes.

Quando comunicando as mudanças, deixe seus funcionários saberem que a empresa ainda cuidará de suas necessidades, apesar de todo o caos provocado pela pandemia global. Ao mostrar aos funcionários que essas mudanças de política são feitas principalmente para apoiar os funcionários nestes tempos difíceis, torna-se mais provável que os funcionários sejam mais gratos e cooperativos ao seguir as políticas de despesas.

3. Automatize sua gestão de despesas

Se ainda não o fez, esta é a hora de entrar no trem da automação e digitalização. Embora os processos manuais de gerenciamento de despesas ainda funcionem no passado, muitas empresas e funcionários entram em um frenesi quando bloqueios em toda a cidade são impostos repentinamente. Com documentos impressos essenciais abandonados no escritório, as reclamações dos funcionários atrasam indefinidamente.

Ao usar uma solução baseada em nuvem, como o Navisteps , o gerenciamento de despesas pode continuar sem problemas, mesmo quando os funcionários estão trabalhando em casa.Com a digitalização das imagens de faturas e recibos, os funcionários não precisam mais de documentos físicos para processar reclamações e cada pessoa pode executar suas respectivas funções de reclamante ou aprovador remotamente.

Além disso, as soluções de gerenciamento de despesas normalmente vêm com ferramentas de automação . Isso não só torna a vida de todos mais fácil em termos de envio e aprovação de despesas, mas também alivia a carga de sua equipe financeira.

Ter mais dados digitalizados também significa que a empresa terá maior visibilidade das despesas dos funcionários. Quando a empresa está no controle de suas despesas, fica mais fácil gerenciar e fazer as alterações apropriadas quando algo parece errado.

4. Introduzir novas categorias ou rótulos de despesas

Com um software de gerenciamento de despesas, seria muito fácil controlar as despesas do trabalho em casa por sua categoria de despesas dedicada ou usando um rótulo de trabalho em casa no despesas em diferentes categorias. O mesmo poderia ser feito em sistemas manuais, mas provavelmente exigiria esforço humano deliberado em cada etapa.

Depende muito da circunstância e da preferência de cada empresa sobre como eles desejam rastrear e registrar esses trabalhos de casa (WFH) despesas. Se a empresa deseja registrar novas despesas de WFH em uma nova conta do razão de despesas para fins de contabilidade, ela pode criar a nova categoria de despesas WFH correspondente no software de gerenciamento de despesas como bem. Ao combinar as categorias de despesas com as contas contábeis, ele garante a alocação adequada das despesas na fonte e, portanto, minimiza os esforços de processamento para a equipe de finanças.

Alternativamente, a empresa pode ter toda uma gama de despesas relacionadas ao WFH deseja controlar sem querer consolidar essas despesas em uma única categoria de despesas ou conta contábil. Para tais casos, você pode optar por criar novos rótulos em vez disso, para rastrear despesas de WFH abrangendo diferentes categorias de despesas. Os funcionários podem enviar declarações de despesas alocadas a uma ampla gama de categorias de despesas, como subsídios do WFH, despesas com material de escritório e compra de equipamentos de informática, mas ter todos eles marcados com o rótulo WFH. As despesas ainda serão alocadas às respectivas categorias de despesas, mas adicionar um rótulo WFH permite que a empresa filtre despesas pelo rótulo WFH para análises e relatórios adicionais.

5. Ofereça reembolsos mais rápidos

É importante que as empresas sejam capazes de processar reembolsos mais rapidamente, especialmente durante este período crucial, quando os funcionários podem ter que incorrer em despesas maiores para configurar e administrar seus espaços de trabalho em casa. Embora a empresa possa reembolsar os funcionários por essas despesas, é fundamental que os reembolsos sejam imediatos para ajudar os funcionários a lidar com despesas mais elevadas decorrentes de acordos de trabalho em casa.

Com ferramentas como Navisteps , os funcionários podem facilmente redigir ou enviar suas reivindicações a qualquer hora e em qualquer lugar, sem processos manuais tediosos. Os recibos permanecem marcados com os respectivos registros de reclamações, de forma que nenhuma das partes precisaria vasculhar pilhas de documentos apenas para verificar um item. Os totais também são calculados automaticamente para que todas as partes economizem tempo sem ter que somar os valores manualmente. Ao usar esses sistemas, os pedidos de indenização podem ser processados ​​com muito mais rapidez para que os funcionários recebam reembolsos mais rapidamente.

Mesmo que a empresa se comprometa a ajudar seus funcionários a pagar os investimentos para a configuração do trabalho, ainda pode haver alguns outras despesas que permanecem sem suporte. Por exemplo, agora que as pessoas trabalham em casa em tempo integral, as chances são de que as contas de eletricidade tenham disparado. É em momentos como este que os funcionários ficariam muito gratos por reembolsos rápidos da empresa, e um pouco de ajuda ajuda muito a melhorar a satisfação no trabalho e a lealdade dos funcionários.

Quando reembolsos mais rápidos e processos mais fáceis estão pendurados, é quase certo que os funcionários apresentariam suas reivindicações mais rapidamente. Além de ajudar os funcionários e gerar boa vontade dos funcionários no processo, a empresa também receberia dados mais oportunos que podem ser usados ​​para monitorar, analisar e controlar melhor suas despesas. Isso é tão vital para a empresa quanto para o funcionário garantir a sobrevivência em tempos tão incertos.

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Originalmente publicado em https://www.navisteps.com .