Tips voor het beheren en volgen van kosten voor thuiswerk | Navisteps

(8 dec.2020)

De wereldwijde COVID-19-pandemie heeft voor aanzienlijke ontwrichting gezorgd in ieders leven. Een belangrijke resulterende verandering die we wereldwijd hebben gezien, is de implementatie van “thuiswerk” -regelingen. Aangezien de meeste werknemers nu op afstand werken onder beperkt toezicht, kunnen bedrijven het moeilijk hebben om hun uitgaven te beheren en bij te houden.

Ondanks de fysieke afstand is het belangrijk dat u een efficiënte manier vindt om uw uitgaven bij te houden. zodat u zicht blijft houden op de uitgaven van het bedrijf, vooral tijdens deze cruciale periode.

Voor degenen onder u die moeite hebben met deze veranderingen, hoeft u zich geen zorgen te maken, wij hebben u gedekt. Hier zijn enkele tips om de uitgaven voor thuiswerken (WFH) beter te beheren en bij te houden.

1. Maak een nieuw beleid dat specifiek is ontworpen voor “WFH”.

Nu de omstandigheden enorm verschillen, zal uw bestaande onkostenbeleid waarschijnlijk niet relevant blijven.

Te midden van stadsvergrendelingen en activiteitsbeperkingen , uitgaven zijn niet meer wat ze waren. Hoewel sommige uitgaven zouden verdwijnen, kunnen nieuwe uitgaven de norm worden. Vermaak en reiskosten zijn mogelijk niet langer geldig wanneer fysieke bijeenkomsten en reisactiviteiten worden vermeden of zelfs verboden. Aan de andere kant wil het bedrijf misschien een bijdrage leveren aan het helpen van werknemers bij het opzetten van hun individuele thuiskantoor om hen in staat te stellen productief te werken tijdens periodes van vergrendeling.

Onkostendeclaraties en vergoedingsprocessen zouden waarschijnlijk ook radicaal anders zijn, vooral als het bedrijf oorspronkelijk met handmatige processen werkte.

Het is duidelijk dat het op afstand laten werken van werknemers vraagt ​​om een ​​herziening van het bestaande beleid met een nieuwe set regels. Het is begrijpelijk dat medewerkers niet zeker weten wat ze moeten doen met het oog op al deze veranderingen en vooral als ze voor het eerst op afstand werken. Het creëren van een nieuw werk-vanuit-huis-beleid dat deze veranderingen aanpakt, kan helpen om de sfeer van onzekerheid voor iedereen weg te nemen.

Om te beginnen zou het bedrijf een beleid kunnen herontwerpen met een nieuwe reeks uitgaven die relevant en vergoedbaar voor werknemers in de huidige omgeving. Hier zijn enkele voorbeelden van uitgaven waarmee u rekening kunt houden bij het opstellen van uw thuiswerkbeleid:

  • Computerapparatuur
  • Softwarekosten
  • Meubilair
  • Kantoorbenodigdheden en -benodigdheden
  • Medische kosten
  • Maaltijden
  • WFH-vergoedingen

Budgetten voor de kosten kunnen tijdelijk afwijken gezien de omstandigheden. Om deze wijzigingen weer te geven, kunnen de onkostenlimieten alleen voor de WFH-polis worden aangepast, terwijl uw oorspronkelijke polisinstellingen intact blijven. Dit zorgt ervoor dat u gemakkelijk terug kunt schakelen naar het oorspronkelijke beleid als u klaar bent om terug te keren naar de normale bewerkingen.

2. Breng uw werknemers op de hoogte

Nadat u een nieuw thuiswerkbeleid heeft opgesteld, is het volgende dat u ervoor moet zorgen dat iedereen hiervan op de hoogte wordt gesteld. Communicatie kan op zichzelf al een uitdaging zijn in deze tijden waarin werknemers allemaal geografisch verspreid zijn en vanuit hun eigen huis werken.

Bij het kiezen van de juiste methode om uw werknemers op de hoogte te stellen, moet u rekening houden met de complexiteit van de nieuwe beleid, de mate waarin wordt afgeweken van het oorspronkelijke beleid en de cultuur van uw bedrijf. E-mails als de gebruikelijke manier van zakelijke communicatie kunnen nuttig zijn om schriftelijke richtlijnen onder alle werknemers te verspreiden. Aangezien het echter waarschijnlijk is dat het nieuwe beleid heel anders zal zijn dan het oorspronkelijke beleid, kan het raadzaam zijn teleconferenties te houden om werknemers te informeren, of telefoongesprekken met werknemers te plannen om in detail uit te leggen.

Wanneer Als u de veranderingen communiceert, moet u uw werknemers laten weten dat het bedrijf nog steeds in hun behoeften zal voorzien, ondanks alle chaos die door de wereldwijde pandemie is veroorzaakt. Door werknemers te laten zien dat deze beleidswijzigingen grotendeels zijn aangebracht om werknemers in deze moeilijke tijden te ondersteunen, wordt het waarschijnlijker dat werknemers meer waardering en coöperatie hebben bij het naleven van het onkostenbeleid.

3. Automatiseer uw onkostenbeheer

Als u dit nog niet heeft gedaan, is dit het moment om op de kar van automatisering en digitalisering te springen. Hoewel handmatige onkostenbeheerprocessen in het verleden nog steeds werken, worden veel bedrijven en werknemers in een razernij geworpen wanneer plotselinge stadsbrede lockdowns worden opgelegd. Doordat cruciale papieren documenten op kantoor achterblijven, worden claims van werknemers voor onbepaalde tijd uitgesteld.

Door een cloudgebaseerde oplossing te gebruiken, zoals Navisteps , onkostenbeheer kan probleemloos doorgaan, zelfs als werknemers vanuit huis werken.Met de digitalisering van factuur- en ontvangstafbeeldingen hebben werknemers niet langer fysieke documenten nodig om claims te verwerken, en kan elke persoon zijn respectieve taken als eiser of goedkeurder op afstand uitvoeren.

Bovendien worden onkostenbeheeroplossingen doorgaans geleverd met automatiseringstools . Dit maakt niet alleen het leven van iedereen gemakkelijker in termen van het indienen en goedkeuren van onkosten, maar verlicht ook de belasting van uw financiële team.

Als meer gegevens worden gedigitaliseerd, betekent dit ook dat het bedrijf meer inzicht heeft in de personeelsuitgaven. Wanneer het bedrijf zijn uitgaven onder controle heeft, wordt het gemakkelijker te beheren en de juiste wijzigingen aan te brengen wanneer er iets niet klopt.

4. Introduceer nieuwe onkostencategorieën of labels

Met onkostenbeheersoftware zou het een fluitje van een cent zijn om de uitgaven voor thuiswerk bij te houden, hetzij op de specifieke uitgavencategorie, hetzij door een thuiswerklabel te gebruiken op uitgaven in verschillende categorieën. Hetzelfde zou kunnen worden gedaan in handmatige systemen, maar het zou waarschijnlijk bij elke stap opzettelijke menselijke inspanning vergen.

Het hangt sterk af van de omstandigheden en de voorkeur van elk bedrijf voor hoe ze dit thuiswerk willen bijhouden en registreren. (WFH) uitgaven. Als het bedrijf nieuwe WFH-uitgaven wil opnemen in een nieuwe onkostenrekening voor boekhoudkundige doeleinden, kunnen ze de overeenkomstige nieuwe WFH onkostencategorie in de onkostenbeheersoftware aanmaken als goed. Door uitgavencategorieën af te stemmen op boekhoudkundige rekeningen, zorgt het voor een juiste toewijzing van uitgaven aan de bron en minimaliseert het zo de verwerkingsinspanningen voor het financiële team.

Als alternatief kan het bedrijf een hele reeks uitgaven hebben met betrekking tot WFH die ze kunnen wilt volgen zonder deze uitgaven te willen consolideren in een enkele uitgavencategorie of boekhoudkundige grootboekrekening. In dergelijke gevallen kunt u ervoor kiezen om nieuwe labels te maken om de WFH-uitgaven bij te houden die verschillende onkostencategorieën omvatten. Werknemers kunnen onkostendeclaraties indienen die zijn onderverdeeld in een hele reeks onkostencategorieën, zoals WFH-vergoedingen, kantoorkosten en computerapparatuur, maar ze kunnen allemaal worden getagd op het WFH-label. De uitgaven zullen nog steeds worden toegewezen aan de respectievelijke uitgavencategorieën, maar door een WFH-label toe te voegen, kan het bedrijf uitgaven filteren op het WFH-label voor verdere analyse en rapportage.

5. Snellere vergoedingen bieden

Het is belangrijk dat bedrijven vergoedingen sneller kunnen verwerken, vooral tijdens deze cruciale periode waarin werknemers mogelijk hogere kosten moeten maken om hun werkruimte thuis op te zetten en te beheren. Hoewel het bedrijf werknemers deze kosten mogelijk vergoedt, is het van cruciaal belang dat de vergoedingen snel worden terugbetaald om werknemers te helpen omgaan met hogere uitgaven die voortvloeien uit de thuiswerkregelingen.

Met hulpmiddelen zoals Navisteps , kunnen medewerkers gemakkelijk en altijd en overal hun claims opstellen of indienen zonder vervelende handmatige processen. Ontvangsten blijven gelabeld aan het respectieve claimdossier, zodat geen van de partijen door stapels documenten hoeft te zeven om een ​​item te controleren. Totalen worden ook automatisch berekend, zodat alle partijen tijd besparen door de bedragen niet handmatig op te tellen. Door dergelijke systemen te gebruiken, kunnen claims veel sneller worden verwerkt, zodat werknemers sneller worden terugbetaald.

Zelfs als het bedrijf heeft toegezegd zijn werknemers te helpen bij het betalen van investeringen in het opzetten van werk, kunnen er nog steeds enkele andere uitgaven die niet worden ondersteund. Nu mensen bijvoorbeeld fulltime thuis werken, is de kans groot dat de elektriciteitsrekening van het huishouden omhooggeschoten is. In deze tijden zouden werknemers erg dankbaar zijn voor snelle terugbetalingen door het bedrijf, en een beetje hulp draagt ​​in hoge mate bij aan het verbeteren van de werktevredenheid en de loyaliteit van werknemers.

Wanneer snellere vergoedingen en eenvoudigere processen in het geding zijn, het is bijna een gok dat werknemers hun claims sneller zouden indienen. Afgezien van het helpen van werknemers en het genereren van goodwill voor het personeel in het proces, zou het bedrijf ook sneller gegevens ontvangen die het vervolgens kan gebruiken om zijn uitgaven beter te volgen, analyseren en bij te houden. Dit is net zo belangrijk voor het bedrijf als voor de werknemer, om te kunnen overleven in zulke onzekere tijden.

Als u zich bij ons wilt aanmelden, hier is hoe u aan de slag kunt gaan. Neem voor vragen contact op met ons ondersteuningsteam .

Oorspronkelijk gepubliceerd op https://www.navisteps.com .