Notion stimuleert druk werken en ik ben er moe van it

Waarom is alles zo onnodig ingewikkeld geworden?

(Harry Keller) (23 april 2020)

“Schrijf, plan, werk samen en organiseer. Notion is alles wat je nodig hebt – in één tool . ”

Dit bericht bevat mijn opmerkingen over Notion, de no-code kampioen die de ruimte voor productiviteitstools opeet. Als je niet weet wat Notion is of het nog niet eerder hebt gebruikt, dan is dit bericht waarschijnlijk niets voor jou. Ik moet vermelden dat we als bedrijf bij diesdas.digital , van Notion houden en het zo vaak gebruiken dat het de meeste andere tools die we eerder gebruikten, overbodig maken – het is ons besturingssysteem geworden en ik weet niet hoe we het bedrijf zonder het zouden runnen. Dus dit bericht gaat heel erg over een haat-liefde-relatie.

Notion is een meta-tool: een tool om tools te bouwen en het is zo kneedbaar en maakt het bedenken van je eigen workflows zo gemakkelijk dat je niet kunt helpen , maar verwonder je erover: het is een ongelooflijk indrukwekkende prestatie om mensen in staat te stellen databases en relaties op te bouwen zonder code te schrijven. Het blinkt ook uit in de media-zware samenwerkingsomgeving met lege paginas – het is daar beter in dan Google Docs, het is beter dan Dropbox Paper, het is beter dan welke wiki dan ook.

Dus, waar moet je niet van houden?

Met grote kracht komt grote verantwoordelijkheid

In het begin is het allemaal zonneschijn en regenbogen: met een paar paginas ga je aan de slag; aantekeningen hier, een takenlijst daar, een trello-achtig bord daar; het is fantastisch, eindelijk komen al uw bewegende gegevensdoelen samen op één plek! Dan ga je meer dingen samenvoegen: je ontdekt aangepaste weergaven, relaties, databases. Verbaasd, alle mogelijkheden! S nachts wordt Notion de projectmanagementtool van uw bedrijf, projectdocumentatietool, interne wiki-tool, leadtracking-tool, CRM-tool, intranet-tool, HR-tool, tool voor gedeelde takenlijsten, tool voor vergaderminuten, roadmap-tool, tool voor evenementenorganisatie, AVG-compliance-tool , misschien zelfs uw website. De lijst is eindeloos. Het moedigt je aan om het voor alles te gebruiken, omdat het alles kan doen … maar zou het moeten?

Sorry, maar ik heb een pauze nodig … omdat je immense flexibiliteit ook je grootste is zwakte.

Meldingen worden nutteloos

Allereerst: meldingen don niet bijhouden. Als je een heleboel verschillende tools hebt gebouwd in Notion, dan zijn meldingen gewoon niet meer nuttig … je ontvangt e-mails met 86 wijzigingen over de hele linie (n); ze zijn niet georganiseerd en komen niet overeen met mentale buckets, zoals afzonderlijke apps zouden doen. Uw CRM-meldingen worden plotseling gebundeld met uw huidige sprintupdates voor productontwikkeling. En hoe konden ze gescheiden zijn? Notion weet niet wat het opslaat, voor alle middelen en doeleinden is een contactpersoon in uw CRM-tool hetzelfde als een ontwikkelingsverhaal in uw achterstand. Dat is een probleem, omdat het mentale overhead creëert van het handmatig doorzoeken van alle belangrijke plaatsen om erachter te komen wat belangrijk is. Of je koppelt Notion aan Slack-kanalen en pipet de updates daarheen … maar dan overweldigt het alle reguliere chat in die kanalen.

Ik had nooit gedacht dat ik dit zou zeggen, maar ik mis de tijden dat ik een JIRA ontvang melding en de kleur van het pictogram, de opmaak en de formulering vertellen me onmiddellijk en precies de context en waar het over gaat.

Links: Notions Slack-integratie, rechts: e-mail meldingen. Wat gebeurt hier? Niemand weet het.

Alles lijkt op de kleinste gemene deler

En hoewel het indrukwekkend is dat Notion al deze verschillende gebruiksscenarios aankan, is het er niet bepaald goed in. Het nodigt niet uit tot discussie, omdat de opmerkingen klein en verborgen zijn. U kunt ook niet de aandacht vestigen op bepaalde eigenschappen van een kaart / pagina, omdat alle metagegevens één lange lijst met eigenschappen worden. Als u doelbewust een tool voor één gebruiksscenario ontwierp, zou u algemene / belangrijke functionaliteit benadrukken en meer obscure functies verbergen. In Notion is alles hetzelfde, omdat het geen onderscheid maakt tussen b.v. een vervaldatum en een laatst bijgewerkte tijdstempel, die van een totaal ander belang zijn. De enige kans op visuele hiërarchie is het ordenen van eigenschappen van boven naar beneden.

Wordt beoordeeld als een op zichzelf staand hulpmiddel, bijv. een achterstand in een project, is Notion gewoon niet goed ontworpen voor die taak. Het is bijna onontworpen vanwege zijn geforceerde generiekheid. Alles is een compromis. Alles wordt de kleinste gemene deler.Niets heeft een doel of is gemakkelijk visueel te scannen. Generiek zijn dwingt generiek ontwerp overal op af.

Links: een Notion-verhaalkaart, rechts: een functioneel vergelijkbare, maar veel doelgerichtere weergave in Scrumpy .

Begrip stimuleert druk werken

Veruit de grootste klacht die ik heb is dat een tool een middel moet zijn om een ​​doel te bereiken en uit de weg – maar met het bouwen van Notion wordt de tool vaak het doel op zich.

Te vaak kunnen mensen de grote kracht die Notion hen geeft niet aan : ze bouwen vaak de meest geavanceerde, meest complexe oplossing voor een probleem, omdat ze er dan slim uitzien. Gardening Notion boards wordt een activiteit op zich … Notion loopt niet uit de weg, het is maakbaarheid nodigt je altijd uit om je boards verder te tweaken, een andere eigenschap toe te voegen, een andere relatie te verbinden, een andere view toe te voegen, om door je board te gaan en volledige gegevens op alle kaarten. Het is een voortdurende grap binnen ons team geworden om voor elk probleem dat we tegenkomen een “Notion board” te maken.

Maar vergis je niet: al dit drukke werk heeft weinig waarde. Natuurlijk zorgen betere tools voor efficiëntiewinst, maar in Notion bereik je meestal al vrij vroeg een niveau van “90\% daar”, maar dat is niet wanneer mensen stoppen. Mensen genieten van activiteiten met afnemende opbrengsten en maken alles onnodig ingewikkeld. Een kaart in een tafel op een kaart in een bord op een pagina? Zeker!

Meestal zou een alledaagse lijst met opsommingstekens prima zijn geweest. Misschien een takenlijst. Misschien die taken aan een kalender toevoegen. Maar dat zou je er niet slim laten uitzien, toch? Een Notion-bord met 5 views, 3 relaties met andere databases en 20 eigenschappen per kaart doet … het laat zien dat je echt aan alle randgevallen hebt gedacht! Goed gedaan!

Niet alleen is de eerste tijd die aan dit drukke werk wordt besteed, verspild … je krijgt uiteindelijk oplossingen die een handleiding nodig hebben om ze te begrijpen en te gebruiken. Dit is geen grap, we zijn er echt geweest: we hebben eindeloze Slack-berichten gezien die uitlegden hoe een nieuw Notion-bord zou moeten worden gebruikt. Deze onnodige complexiteit vertraagt ​​iedereen die deze tools later moet gebruiken.

Nu… dit is natuurlijk niet de schuld van Notion – het kan natuurlijk verstandig en verantwoord worden gebruikt. Dit hele bericht lijkt een beetje op het bekritiseren van een programmeertaal vanwege de slechte code die beginners ermee schrijven. Misschien hebben we onze Notion-benen nog niet gegroeid. Maar de realiteit is dat niet iedereen in je team een ​​deskundige toolbouwer wil worden: de flexibiliteit die Notion biedt, nodigt je gewoon uit om het voor de verkeerde dingen te gebruiken en alles te verdomd ingewikkeld te maken. Het nodigt uit tot overmatig tuinieren. En het ergste van alles: met Notion is een nog betere, nog verfijndere setup altijd mogelijk, altijd om de hoek, zodat mensen nooit genoegen nemen … ze stoppen gewoon niet met het aanpassen van hun tools, in plaats van zich te concentreren op het eigenlijke werk.

De laatste fase van het brein van een melkwegstelsel is misschien gewoon … Basecamp

Door dit te observeren voel ik me erg aangetrokken tot tools zoals Basecamp, die erg rigide, erg eigenwijs zijn en je door logische workflows leiden , omdat ze in de loop van de tijd zijn bewezen en hierop zijn herhaald. Iemand besloot, na zorgvuldige overweging, dat dit de functieset is die de tool zou moeten bieden en dat is het dan. Iemand heeft nagedacht over hoe het allemaal met elkaar in verband staat, hoe het is ontworpen en hoe het allemaal samenkomt. De functieomvang is opgelost. Geen dingen toevoegen. Geen herschikking van de kerninterface. Geen obscure eigenschappen meer voor randgevallen. Geen discussies over relaties. Een manier om dingen te doen! Concentreer u op uw werk, niet op de tool!

Begrip is het tegenovergestelde en die flexibiliteit maakt het ongelooflijk nuttig in sommige situaties, maar helaas ook afleidend en middelmatig voor de meesten use cases. Misschien moesten we deze kant op gaan om de voordelen van meer eigenzinnige software weer te zien – om beperkingen te omarmen en ons te concentreren op het eigenlijke werk. Begrip komt meestal in sinusgolven … we zijn op de top van de flexibiliteitsheuvel geweest en nu is het misschien tijd om terug te springen.

Maar dat is slechts mijn mening. Zelfs in mijn team zullen de mensen het waarschijnlijk sterk oneens zijn. Misschien zal iemand een vervolg blogpost schrijven met een tegenopname? Dat zou geweldig zijn, ik zou graag dat gesprek willen voeren!

diesdas.digital is een studio voor strategie, ontwerp en code in Berlijn, met een multidisciplinair team van ontwerpers, ontwikkelaars en strategen. We creëren op maat gemaakte digitale oplossingen met een agile mindset en een glimlach op ons gezicht. Laten we samenwerken!

Benieuwd naar meer?We zijn ook op Twitter , Facebook , Instagram en we raden onze Tumblr ten zeerste aan. U kunt ook om op de hoogte te worden gehouden wanneer er nieuwe berichten worden gepubliceerd! Dat is alles. Meer dan & uit! 🛰