Hulpmiddelen voor extern werk die we in 2021 graag zouden willen zien die nog niet bestaan ​​

Geschreven door: Valerie Slaughter

De ongekende toename van het werken op afstand in 2020 veranderde de vorm van het personeel voorgoed. Terwijl het geld dat aan transport en lunches werd besteed drastisch daalde, is de verkoop van thuiskantoorapparatuur en gereedschappen voor werken op afstand enorm toegenomen.

Tegenwoordig lijken er productiviteitstools voor thuiswerk te zijn voor elk probleem, van achtergrondgeluiden in videogesprekken blokkeren om projecten van veraf te organiseren. Maar als je het ons vraagt, is er nog veel ruimte voor verbetering.

Hier zijn de vijf tools voor externe teams waarvan we hopen dat we dit jaar kunnen dromen .

  • Virtuele waterkoeler: communicatiemiddelen voor externe run-ins
  • Asynchrone brainstorm: samenwerking opnieuw bedenken
  • Slimme planningstools: volledig geïntegreerde agendas om op koers te blijven
  • Tools voor externe teammanagers: toezicht houden zonder micromanaging
  • Een gecentraliseerde ruimte om teams verbonden te houden

Laten we, voordat we erin duiken, kort onderzoeken wat de toekomst in petto heeft voor tools voor werken op afstand.

De toekomst van tools voor extern werken

Werken vanuit huis (WFH) heeft opwindende nieuwe voordelen en ernstige gevolgen . Vóór de pandemie werd het gemiddelde woon-werkverkeer elk jaar langer en langer , met een enkele reis van gemiddeld bijna 30 minuten. Nu besparen we uren aan woon-werkverkeer en verkeersstress – om nog maar te zwijgen van de kosten van kantoorklare kleding. WFH betekende ook flexibelere schemas, een felbegeerd voordeel.

Maar zelfs als we de vruchten plukken van werken op afstand, moesten we ons snel aanpassen om de uitdagingen aan te gaan. Omdat ze niet op kantoor zijn, is het voor teams moeilijker geworden om effectief samen te werken en te communiceren. Geen duidelijke start en stop “De tijd heeft ertoe geleid dat werknemers moeite hebben met hun mentale verbreking, zelfs nadat ze zijn uitgeklokt.

De snelle ontwikkeling van tools voor werken op afstand heeft een lange weg afgelegd om deze problemen aan te pakken. er zijn echter nog steeds een paar plaatsen waar zelfs de beste tools voor werken op afstand tekortschieten . Aangezien deze tools zich blijven ontwikkelen, zullen ze moeten voldoen aan de veranderende eisen van de groeiende hybride werkplek en extern personeel.

1. Virtuele waterkoeler: communicatiehulpmiddelen voor teams op afstand voor inspirerende uitwisselingen

Apple-icoon Steve Jobs was beroemd gekant tegen werken op afstand en beweerde:

“Creativiteit komt voort uit spontane ontmoetingen uit willekeurige discussies […] Je komt iemand tegen; je vraagt ​​wat ze doen, je zegt Wow, en al snel bedenk je allerlei ideeën. ”

Momenteel zijn externe werknemers geïsoleerd van hun collegas en hebben deze toevallige kansen niet om ideeën uit te wisselen. Om de zaken nog erger te maken, kunnen veel van de meest populaire communicatiemiddelen afleidend en verslavend zijn. We hebben een virtuele waterkoeler nodig, waar we een korte, zinvolle chat kunnen komen – en vertrekken wanneer we maar willen.

Het gebrek aan incidenten met werken op afstand kan een zware tol eisen van zowel de creativiteit als de de geestelijke gezondheid van werknemers . Hulpmiddelen voor teamcommunicatie op afstand zijn essentieel om de kloof te overbruggen en teams in contact te houden en op de hoogte te blijven van hun projecten. Maar schieten deze tools voor werken op afstand tekort?

Natuurlijk is er altijd Slack. Hoewel dit een van de beste tools is voor teams op afstand, kan het ook erg afleidend zijn. Werknemers zijn voortdurend verwikkeld in uitputtende real-time communicatie. Hoewel de huidige hulpmiddelen voor werken op afstand voor communicatie kameraadschap kunnen creëren, kunnen ze ook verslavend worden, doordat werknemers tijdens het chatten in plaats van aan het werk blijven scrollen.

Beschouw dit als onze oproep voor communicatie op afstand tools die mogelijkheden bieden om te verbinden, te inspireren en problemen op te lossen zonder onze hele werkdag in beslag te nemen. In plaats van constant beschikbaar te moeten zijn, hebben we een digitale plek nodig om een ​​pauze te nemen en contact te leggen met onze collegas.

2. Asynchroon brainstormen: tools voor samenwerking op afstand om uw ideeën in kaart te brengen

Naast chats met waterkoelers willen we ook tools op afstand waarmee teams asynchroon met elkaar kunnen inchecken, projecten bij kunnen houden en transparant kunnen samenwerken . We willen niet alleen meer virtuele vergaderingen; we willen de manier waarop we samenwerken radicaal herzien. Als we dat niet doen, kunnen er ernstige gevolgen zijn.

Ik vrees deze ineenstorting van het kantoor gezichtstijd zal leiden tot een inzinking in innovatie, “ econoom Nicholas Bloom van Stanford.

” De nieuwe ideeën die we vandaag verliezen, zouden kunnen verschijnen als minder nieuwe producten in 2021 en daarna, waardoor de langetermijngroei wordt verminderd. ”

Blooms onderzoek heeft aangetoond dat persoonlijke ontmoetingen zijn essentieel om nieuwe ideeën te ontwikkelen en het personeel gemotiveerd en gefocust te houden.

Tools voor samenwerking op afstand, zoals Trello, zijn zeer nuttig gebleken voor projectbeheer en videoplatforms zoals Zoom kunnen helpen bij het faciliteren van virtuele vergaderingen. Hoewel dit misschien wel de beste samenwerkingstools zijn die momenteel beschikbaar zijn voor teams op afstand, denken we dat de toekomst van teamsamenwerking op afstand geen bleke imitaties van persoonlijke vergaderingen zal zijn. Persoonlijke vergaderingen gaan tenslotte gepaard met saaie planningscoördinatie en stotteren.

In plaats daarvan zou samenwerking moeten profiteren van de fysieke afstand om asynchroon brainstormen . Werknemers kunnen niet-traditionele bijeenkomsten houden waar ze gedachten kunnen inbrengen wanneer ze in hen opkomen. Zie het als een virtueel whiteboard – een eenvoudige tool die kan worden gebruikt om ideeën, oplossingen en actiepunten in kaart te brengen – maar beter!

3. Slimme planningstools voor externe teams

De huidige planningstools zoals Google Agenda en Calendly zijn handig voor het plannen van vergaderingen met minder gedoe. Maar we zijn klaar voor slimme planning om een ​​stap verder te gaan, niet alleen om onze afspraken bij te houden, maar ze voor te blijven.

Werken op afstand betekent dat we (meestal) meer flexibiliteit hebben met onze schemas. We hoeven ons niet langer te houden aan kantoornormen, maar kunnen onze werktijden afstemmen op onze behoeften. Maar dit is een tweesnijdend zwaard.

Studies tonen aan dat WFH-medewerkers mentaal meer moeite hebben met uitklokken nadat ze klaar zijn met werken. Verder ontdekte het Data Analytics-team van Microsoft dat mensen gemiddeld vier uur per week extra werkten wanneer ze overschakelden naar thuiswerken . Dit is een recept voor een snelle burn-out van werknemers en een uitgeput personeelsbestand. Zijn er hiervoor geen hulpmiddelen voor werken op afstand?

We hopen dat de volgende generatie slimme planningstools uw ochtendalarm synchroniseert met uw ploegenschema of automatisch houdt uw telefoon op “Niet storen” tijdens werkuren. Ze houden u op de hoogte van aanstaande deadlines en datums zonder dat u afleidt of irriteert. Ze kunnen je zelfs laten weten wanneer het tijd is om te stoppen met werken, misschien door Eye of the Tiger te spelen als je al je uren hebt geklokt.

Voor ons is de beste technologie om op afstand te werken is er een die naadloos in uw workflow kan worden geïntegreerd. Een slim schema zou het niet alleen gemakkelijker maken om productief te zijn, het zou ons ook helpen om een ​​betere balans tussen werk en privé te vinden.

4. Een cultuur van vertrouwen cultiveren: tools om externe medewerkers te beheren

Een van de grootste uitdagingen waarmee externe teams momenteel worden geconfronteerd, is het creëren en behouden van een bedrijfscultuur via schermen en koptelefoons. Managers die toezicht houden op externe werknemers hebben betere tools nodig om te inspireren en aan te moedigen zonder micromanaging.

Wanneer u probeert een team op afstand op schema ligt, kunnen managers in de verleiding komen om thuismonitoringstools te gebruiken. Maar we weten dat de enige echte weg naar duurzame groei is het creëren en versterken, zelfs van verre, van een cultuur van vertrouwen.

Zelfs managers die alleen willen inchecken, kunnen obstakels tegenkomen met de beschikbare tools op afstand. Momenteel kunnen managers met de beste tools voor samenwerking op afstand regelmatig contact opnemen met hun teams. Te veel zoomen kost echter niet alleen kostbare tijd. Het kan ons veranderen in “Zoombies “, die zich bezighouden met interacties die lijken op face-to-face interacties op een oppervlakkig niveau, maar die niet dezelfde energie of productiviteit missen.

Hoe zit het met tools voor externe teams waarmee managers in contact kunnen blijven zonder het geconcentreerde oogcontact dat nodig is voor videogesprekken? Check-ins die ons energie geven in plaats van ons te verzanden? We zijn bezig met het bedenken van tools voor extern werkbeheer waarmee projecten kunnen worden gevolgd, gepland en samen kunnen worden gewerkt, maar we maken geen eindeloze beheertaken.

5. Een gecentraliseerde ruimte om uw team verbonden te houden

We snappen het. U lijdt aan gereedschapsmoeheid. “Hoeveel tools kan ik nog op dit apparaat passen”, vraagt ​​u zich misschien af ​​terwijl u verwoed door eindeloze paginas met felgekleurde apps en programmas bladert die beloven uw productiviteit te verhogen, uw tijd bij te houden en uw bestaan ​​te optimaliseren.

Tegenwoordig is er voor alles een app en tien verschillende plaatsen waar iemand je kan bellen met een dringend verzoek. We hebben een gecentraliseerde ruimte nodig waar teams terecht kunnen voor informatie, updates en wijzigingen. Dit is waarom we Complish bouwen; om u ruimte te bieden waar u uw team op de hoogte kunt houden, zelfs als u verschillende tools gebruikt. Met Complish kunt u het aantal niet-essentiële vergaderingen dat u heeft verminderen en de tools die u al gebruikt in één ruimte groeperen, waardoor u meer zichtbaarheid en meer context krijgt voor de taken waaraan u werkt.

We zouden allemaal minder tijd kunnen besteden aan het wisselen van het ene tabblad naar het andere en meer tijd besteden aan het concentreren op het werk dat er echt toe doet. Dit is het einde van onze verlanglijst voor tools voor werken op afstand: geef ons een stressvrije tool die het gemakkelijker maakt om op één plek te communiceren, samen te werken en te beheren. Geef ons een tool die interactie mogelijk maakt zonder dat dit nodig is, die helpt bij het begeleiden van projecten en dienovereenkomstig prioriteiten stellen, waardoor het werk gemakkelijker en niet ingewikkelder wordt.