Tips for administrering og sporing av utgifter fra arbeid hjemmefra | Navisteps

(8. des 2020)

Den globale COVID-19-pandemien har forårsaket betydelige forstyrrelser i alles liv. En stor endring som vi har sett over hele verden, er implementeringen av «arbeid hjemmefra» -ordninger. Med de fleste ansatte som nå jobber eksternt under begrenset tilsyn, kan det være vanskelig for selskaper å administrere og holde styr på utgiftene.

Til tross for den fysiske avstanden, er det viktig at du finner en effektiv måte å holde rede på utgiftene. slik at du fortsetter å ha oversikt over selskapets utgifter spesielt i løpet av denne viktige tidsperioden.

For de av dere som har problemer med å takle disse endringene, ikke bekymre deg for at vi får deg dekket. Her er noen tips for hvordan du bedre kan håndtere og spore utgifter hjemmefra (WFH).

1. Lag en ny policy spesielt utviklet for “WFH”

Nå som omstendighetene er vidt forskjellige, vil din eksisterende utgiftspolicy sannsynligvis ikke forbli relevant.

Midt i bylåsinger og aktivitetsbegrensninger , utgifter er ikke lenger det de pleide å være. Mens noen utgifter vil forsvinne, kan nye utgifter bli normen. Underholdning og reiseutgifter er kanskje ikke lenger gyldige når fysiske møter og reiseaktiviteter unngås eller til og med er forbudt. På den annen side kan det være at selskapet vil bidra til å hjelpe ansatte med å sette opp sine individuelle hjemmekontorer slik at de kan jobbe produktivt i perioder med nedlåsing.

Kostnadskrav og refusjonsprosesser vil trolig også være radikalt forskjellige, spesielt hvis selskapet opprinnelig fungerte med manuelle prosesser.

Å ha medarbeidere eksternt krever tydeligvis en revisjon av eksisterende policyer med et nytt sett med regler. Det er forståelig at ansatte vil være usikre på hva de skal gjøre med tanke på alle disse endringene, og spesielt hvis de jobber eksternt for første gang. Å lage en ny arbeid-fra-hjemmepolicy som adresserer disse endringene kan bidra til å rense luften for usikkerhet for alle.

For å starte, kan selskapet redesigne en policy med et nytt sett med utgifter som er relevant og refunderes for ansatte i dagens miljø. Her er noen eksempler på utgifter du kan tenke deg å inkludere når du utformer policyen hjemmefra:

  • Datamaskinutstyr
  • Programvareutgifter
  • Møbler
  • Kontorstasjoner og forsyninger
  • Medisinske avgifter
  • Måltider
  • WFH-kvoter

Budsjetter for utgiftene kan være midlertidig forskjellige med tanke på omstendighetene. For å gjenspeile disse endringene, kan utgiftsgrensene justeres bare for WFH-policyen mens de opprinnelige policyinnstillingene holdes intakte. Dette sikrer at du enkelt kan bytte tilbake til de opprinnelige retningslinjene når du er klar til å gå tilbake til normal drift.

2. Gi beskjed til de ansatte

Etter at du har opprettet en ny arbeid hjemmefra policy, vil det neste være å sikre at alle blir varslet om det. Kommunikasjon kan i seg selv være en utfordring i disse tider når ansatte alle er geografisk spredt og jobber fra sine respektive hjem.

Når du bestemmer deg for riktig metode for å varsle dine ansatte, bør du ta hensyn til kompleksiteten i den nye politikk, omfanget av avvik fra opprinnelige retningslinjer, så vel som bedriftens kultur. E-post som vanlig kommunikasjonsmiddel kan være nyttig for å spre skriftlige retningslinjer til alle ansatte. Imidlertid, med tanke på at det er sannsynlig at den nye politikken vil være veldig forskjellig fra den opprinnelige politikken, kan det være tilrådelig å avholde telekonferanser for å informere ansatte, eller planlegge samtaler med ansatte for å forklare i detalj.

kommuniser endringene, sørg for å la de ansatte få vite at selskapet fortsatt vil ivareta deres behov til tross for alt kaoset som den globale pandemien medfører. Ved å vise ansatte at disse policyendringene i stor grad gjøres for å støtte ansatte i disse vanskelige tider, er det mer sannsynlig at ansatte vil være mer takknemlige og samarbeidsvillige i å følge utgiftspolitikk.

3. Automatiser utgiftsadministrasjonen din

Hvis du ikke allerede har gjort det, er det på tide å hoppe på banen for automatisering og digitalisering. Mens manuelle utgiftsstyringsprosesser fremdeles kan fungere tidligere, blir mange selskaper og ansatte kastet i vanvidd når byen plutselig blir låst. Med viktige papirkopier som blir forlatt på kontoret, blir ansattes krav forsinket på ubestemt tid.

Ved å bruke en skybasert løsning som Navisteps , utgiftsadministrasjon kan fortsette uten problemer selv når ansatte jobber hjemmefra.Med digitaliseringen av faktura- og kvitteringsbilder krever ansatte ikke lenger fysiske dokumenter for å behandle krav, og hver person kan utføre sine respektive krav eller godkjennelsesoppgaver eksternt.

I tillegg kommer kostnadsstyringsløsninger vanligvis med automatiseringsverktøy. . Dette gjør ikke bare alles liv enklere når det gjelder innlevering og godkjenning av utgifter, men letter også belastningen på økonomiteamet ditt.

Å ha mer data digitalisert betyr også at selskapet vil ha større syn på ansattes utgifter. Når selskapet har kontroll over utgiftene, blir det lettere å administrere og foreta passende endringer når noe virker galt.

4. Innfør nye utgiftskategorier eller etiketter

Med en programvare for utgiftsadministrasjon vil det være en bris å spore arbeid hjemmefra utgifter, enten ved den dedikerte utgiftskategorien, eller ved å bruke en hjemmefra etikett på utgifter i forskjellige kategorier. Det samme kan gjøres i manuelle systemer, men vil trolig kreve bevisst menneskelig innsats i hvert trinn.

Det avhenger veldig av hvert selskaps omstendigheter og preferanser for hvordan de ønsker å spore og registrere dette arbeidet hjemmefra. (WFH) utgifter. Hvis selskapet ønsker å registrere nye WFH-utgifter i en ny utgiftskonto for bokføringsformål, kan de opprette den tilsvarende nye WFH utgiftskategorien i programvaren for utgiftsadministrasjon som vi vil. Ved å matche utgiftskategorier med bokføringskontoer, sørger det for riktig fordeling av utgiftene ved kilden og minimerer dermed behandlingsinnsatsen for økonomiteamet.

Alternativt kan selskapet ha en hel rekke utgifter knyttet til WFH som de måtte ha ønsker å spore uten å ville konsolidere disse utgiftene i en enkelt utgiftskategori eller bokføringskonto. I slike tilfeller kan du velge å opprette nye etiketter i stedet for å spore WFH-utgifter som spenner over forskjellige utgiftskategorier. Ansatte kan sende inn utgiftskrav fordelt på en hel rekke utgiftskategorier som WFH-kvoter, skrivesakerutgifter og kjøp av datautstyr, men har dem alle merket til WFH-etiketten. Utgiftene vil fortsatt fordeles på de respektive utgiftskategoriene, men ved å legge til en WFH-etikett kan selskapet filtrere utgiftene etter WFH-etiketten for videre analyse og rapportering.

5. Tilby raskere refusjoner

Det er viktig at bedrifter er i stand til å behandle refusjoner raskere, spesielt i denne avgjørende perioden da ansatte kan måtte pådra seg økte utgifter for å sette opp og kjøre arbeidsområdene hjemme. Selv om selskapet kan refundere ansatte for disse utgiftene, er det viktig at refusjoner er hurtige for å hjelpe ansatte med å takle høyere utgifter som følge av ordningene hjemmefra.

Med verktøy som Navisteps , ansatte kan enkelt utarbeide eller sende inn sine krav når som helst og hvor som helst uten kjedelige manuelle prosesser. Kvitteringer forblir merket til den respektive skadeposten, slik at ingen av partene trenger å sile gjennom bunker med dokumenter bare for å sjekke en vare. Totaler beregnes også automatisk, slik at alle parter sparer tid uten å måtte oppsummere beløpene manuelt. Ved å bruke slike systemer kan krav behandles veldig mye raskere, slik at ansatte får raskere refusjoner.

Selv om selskapet har forpliktet seg til å hjelpe sine ansatte med å betale for investeringer mot arbeidsoppsett, kan det fortsatt være noen andre utgifter som ikke støttes. For eksempel, nå som folk jobber hjemme på heltid, er sjansen stor for at husholdningenes strømregninger ville ha steget i været. Det er tider som disse at ansatte vil være veldig takknemlige for raske refusjoner fra selskapet, og litt hjelp går langt med å forbedre trivsel og lojalitet hos ansatte.

Når raskere refusjoner og enklere prosesser dingles, det er nesten et sikkert bud at ansatte vil komme med sine krav raskere. Bortsett fra å hjelpe ansatte og generere medarbeidernes velvilje i prosessen, vil selskapet også motta mer betimelige data som det kan bruke til å bedre overvåke, analysere og holde styr på utgiftene. Dette er like viktig for selskapet som det er for den ansatte for å sikre overlevelse i slike usikre tider.

Hvis du er interessert i å registrere deg hos oss, her er hvordan du kan komme i gang. Ta kontakt med supportteamet for spørsmål.

Opprinnelig publisert på https://www.navisteps.com .