Eksterne arbeidsverktøy vi gjerne vil se i 2021 som ikke eksisterer ennå

Skrevet av: Valerie Slaughter

2020s enestående økning i fjernarbeid endret arbeidsstyrken for godt. Mens pengene som ble brukt på transport og lunsjer falt drastisk, har salget av hjemmekontorutstyr og eksterne arbeidsverktøy økt.

I dag ser det ut til å være arbeid hjemmefra produktivitetsverktøy for hvert problem, fra blokkerer bakgrunnsstøy i videosamtaler for å organisere prosjekter langtfra. Men hvis du spør oss, er det fortsatt mye rom for forbedring.

Her er de fem verktøyene for eksterne lag vi håper å drømme om å eksistere i år .

  • Virtuell vannkjøler: Kommunikasjonsverktøy for eksterne innkjøringer
  • Asynkron idédugnad: Omtenking av samarbeid
  • Smarte planleggingsverktøy: Fullt integrerte kalendere for å holde deg på sporet
  • Verktøy for eksterne teamledere: Overvåke uten micromanaging
  • Et sentralt rom for å holde team tilkoblet

Før vi dykker inn, la oss kort utforske hva fremtiden vil ha for eksterne arbeidsverktøy.

Fremtiden for eksterne arbeidsverktøy

Arbeid hjemmefra (WFH) har ført til spennende nye fordeler og alvorlige konsekvenser . Før pandemien ble gjennomsnittlig pendling lengre og lengre hvert år , med en enveis tur i gjennomsnitt nesten 30 minutter. Nå sparer vi timevis med pendling og trafikkstress – for ikke å nevne kostnadene for kontorklær. WFH har også betydd mer fleksible tidsplaner, en svært ettertraktet fordel.

Men selv når vi høster fordelene av fjernarbeid, har vi måttet tilpasse oss raskt for å møte utfordringene. Å ikke være på et kontor har gjort det vanskeligere for team å samarbeide og kommunisere effektivt. Å ha ingen tydelig «start» og «stopp ”Tiden har betydd at arbeidstakere har problemer med å koble fra seg mentalt, selv etter at de har slått ut.

Den raske utviklingen av eksterne arbeidsverktøy har gått langt i å løse disse problemene. Imidlertid er fortsatt noen få steder der selv de beste eksterne arbeidsverktøyene kommer til kort . Etter hvert som disse verktøyene fortsetter å utvikle seg, må de møte de skiftende kravene til den voksende hybrid arbeidsplassen og den eksterne arbeidsstyrken.

1. Virtual Watercooler: Eksternt teamkommunikasjonsverktøy for inspirerende utvekslinger

Apple-ikonet Steve Jobs var berømt motstander av eksternt arbeid og hevdet:

“Kreativitet kommer fra spontane møter, fra tilfeldige diskusjoner […] Du støter på noen; du spør hva de gjør, du sier «Wow», og snart lager du alle slags ideer. «

For tiden er fjernarbeidere isolert fra sine kollegaer og har ikke disse store mulighetene til å utveksle ideer. For å gjøre ting verre, kan mange av de mest populære kommunikasjonsverktøyene være distraherende og vanedannende. Vi trenger en virtuell vannkjøler, der vi kan komme for en kort, meningsfull samtale – og dra akkurat når vi vil.

Mangelen på innkjøring av fjernarbeid kan ta en tung toll på kreativitet, så vel som ansattes psykiske helse . Eksterne teamkommunikasjonsverktøy er avgjørende for å bygge bro over gapet og holde teamene i kontakt og på toppen av prosjektene sine. Men kommer disse eksterne arbeidsverktøyene til kort?

Visst, det er alltid Slack. Selv om dette er et av de beste verktøyene for eksterne lag, kan det også være veldig distraherende. Arbeidstakere er kontinuerlig involvert i utmattende kommunikasjon i sanntid. Selv om nåværende eksterne arbeidsverktøy for kommunikasjon kan bygge kamerat, kan de også bli vanedannende, med arbeidstakere som sitter i rullende samtaler i stedet for å jobbe.

Vurder dette som vår oppfordring til ekstern kommunikasjon verktøy som gir muligheter til å koble til, inspirere og løse problemer uten å ta over hele arbeidsdagen vår. I stedet for å måtte gjøre oss stadig tilgjengelige, trenger vi et digitalt sted for å ta en pause og få kontakt med våre kolleger.

2. Asynkron idédugnad: Eksterne samarbeidsverktøy for å kartlegge ideene dine

I tillegg til vannkjølerchatter, vil vi også ha eksterne verktøy som lar teamene sjekke inn hverandre asynkront, holde seg på toppen av prosjektene og samarbeide transparent . Vi ønsker ikke bare flere virtuelle møter; vi vil tenke nytt på måten vi samarbeider radikalt på. Hvis vi ikke gjør det, kan det få alvorlige konsekvenser.

Jeg frykter denne kollapsen på kontoret ansiktstid vil føre til en nedgang i innovasjon, ” Stanford-økonom Nicholas Bloom har sagt.

“ De nye ideene vi mister i dag kan vise seg som færre nye produkter i 2021 og utover, noe som reduserer langsiktig vekst. ”

Blooms forskning har indikert at ansikt-til-ansikt-møter er avgjørende for å utvikle nye ideer og holde personalet motivert og fokusert.

Eksterne samarbeidsverktøy som Trello har vist seg å være svært nyttige for prosjektledelse, og videoplattformer som Zoom kan bidra til å legge til rette for virtuelle møter. Selv om dette kan være de beste samarbeidsverktøyene for eksterne team som for øyeblikket er tilgjengelig, tror vi fremtiden for eksternt teamsamarbeid ikke vil gjenskape bleke imitasjoner av personlige møter. Tross alt kommer personlige møter med trist tidsplankoordinering og stamming.

I stedet bør samarbeid dra nytte av den fysiske avstanden for å tillate asynkron brainstorming . Arbeidere kan ha utradisjonelle møter der de kan bidra med tanker når de oppstår. Tenk på det som en virtuell tavle – et enkelt verktøy som kan brukes til å kartlegge ideer, løsninger og handlingspunkter – men bedre!

3. Smarte planleggingsverktøy for eksterne team

Nåværende planleggingsverktøy som Google Kalender og Calendly er nyttige for å planlegge møter med mindre problemer. Men vi er klare for smart planlegging for å gå et skritt videre, ikke bare holde oss på toppen av avtalene våre, men også holde oss foran dem.

Fjernarbeid betyr at vi (vanligvis) har mer fleksibilitet med timeplanene våre. Ikke lenger sett til kontorstandard, kan vi skreddersy arbeidstiden vår etter våre behov. Men dette er et tveegget sverd.

Studier viser at WFH-ansatte har mer problemer med å mentalt slå ut etter at de er ferdige med å jobbe. Videre fant Microsofts Data Analytics-team at folk i gjennomsnitt jobbet fire ekstra timer i uken når de byttet til å jobbe hjemmefra . Dette er en oppskrift på rask utbrenthet av ansatte og en utarmet arbeidsstyrke. Finnes det ikke fjernverktøy for dette?

Vi håper neste generasjon smarte planleggingsverktøy vil synkronisere morgenalarmen din til skiftplanen eller automatisk beholde telefonen din på “Ikke forstyrr” i arbeidstiden. De vil holde deg oppdatert på kommende frister og datoer uten å være distraherende eller irriterende. Faktisk kan de til og med gi deg beskjed når det er på tide å slutte å jobbe, kanskje ved å spille «Eye of the Tiger» når du har klokket alle timene dine.

For oss, den beste teknologien for å jobbe eksternt er en som integreres sømløst i arbeidsflyten din. En smart tidsplan ville ikke bare gjøre det lettere å være produktiv, det ville hjelpe oss med å oppnå en bedre balanse mellom arbeid og privatliv.

4. Å dyrke en tillitskultur: Verktøy for å håndtere eksterne arbeidere

En av de største utfordringene som eksterne team for øyeblikket står overfor, er å skape og vedlikeholde selskapskultur på tvers av skjermer og hodetelefoner. Ledere som har tilsyn med fjernarbeidere trenger bedre verktøy for å inspirere og oppmuntre uten mikromanagement.

Når du prøver å beholde en eksternt team på sporet, kan ledere bli fristet til å bruke verktøy fra hjemmet til overvåking. Men vi vet at den eneste virkelige veien mot bærekraftig vekst er å skape og forsterke, selv på lang avstand, en tillitskultur.

Selv ledere som bare ønsker å sjekke inn, kan treffe veisperringer med de tilgjengelige eksterne verktøyene. For øyeblikket tillater de beste eksterne samarbeidsverktøyene ledere å jevnlig ta kontakt med teamene sine. Imidlertid tar for mye zooming ikke bare verdifull tid. Det kan gjøre oss om til «Zoombies «, opptatt av interaksjoner som ligner ansikt til ansikt-interaksjoner på overflatenivå, men mangler samme energi eller produktivitet.

Hva med verktøy for eksterne team som lar ledere holde kontakten uten den konsentrerte øyekontakten som er nødvendig for videosamtaler? Innsjekking som gir oss energi i stedet for å knuse oss? Vi drømmer om eksterne arbeidsstyringsverktøy som tillater prosjektsporing, planlegging og samarbeid, men ikke oppretter endeløse administratoroppgaver.

5. Et sentralisert rom for å holde teamet tilkoblet

Vi skjønner det. Du lider av verktøyutmattelse. «Hvor mange flere verktøy kan jeg muligens få plass til på denne enheten,» lurer du kanskje på når du raseri raseri gjennom endeløse sider med fargerike apper og programmer som lover å øke produktiviteten din, spore tiden din og optimalisere din eksistens.

I disse dager er det en app for alt og ti forskjellige steder noen kan pinge deg med en presserende forespørsel. Vi trenger et sentralisert rom der team kan søke informasjon, oppdateringer og endringer. Dette er grunnen til at vi bygger Complish; å tilby deg plass der du kan holde teamet ditt i løkken, selv om du bruker forskjellige verktøy. Med Complish kan du redusere antall ikke-viktige møter du har, og gruppere verktøyene du allerede bruker i ett rom, noe som gir mer synlighet og større sammenheng til oppgavene du jobber med.

Vi kan alle tåle å bruke mindre tid på å veksle fra en fane til den neste og mer tid på å konsentrere oss om arbeidet som virkelig betyr noe. Dette er slutten på vår fjernliste for arbeidsverktøy: gi oss et stressfritt verktøy som gjør det lettere å kommunisere, samarbeide og administrere alt på ett sted. Gi oss et verktøy som forenkler samhandling uten at det er nødvendig, som hjelper med å veilede prosjekter og prioritere deretter, som gjør arbeidet enklere og ikke mer komplisert. div>