재택 근무 비용 관리 및 추적을위한 팁 | Navisteps

(2020 년 12 월 8 일)

전 세계 COVID-19 대유행은 모든 사람의 삶에 상당한 혼란을 가져 왔습니다. 전 세계적으로 발생하는 주요 변화 중 하나는 “재택 근무”방식의 구현입니다. 현재 대부분의 직원이 제한된 감독하에 원격으로 일하고 있기 때문에 회사는 비용을 관리하고 추적하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다.

물리적 거리에도 불구하고 비용을 추적 할 수있는 효율적인 방법을 찾는 것이 중요합니다. 특히이 중요한 기간 동안 회사 지출을 계속해서 파악할 수 있습니다.

이러한 변화에 어려움을 겪고있는 사람들은 걱정하지 마십시오. 다음은 재택 근무 (WFH) 비용을 더 잘 관리하고 추적 할 수있는 몇 가지 팁입니다.

1. “WFH”를 위해 특별히 고안된 새 정책을 만듭니다.

상황이 매우 다르기 때문에 기존 비용 정책은 관련성이 없을 가능성이 높습니다.

도시 폐쇄 및 활동 제한으로 인해 , 지출은 더 이상 예전과 다릅니다. 일부 비용은 사라지지만 새로운 비용이 표준이 될 수 있습니다. 접대 및 여행 경비는 물리적 회의 및 여행 활동을 피하거나 심지어 금지하는 경우 더 이상 유효하지 않을 수 있습니다. 한편, 회사는 직원들이 봉쇄 기간 동안 생산적으로 일할 수 있도록 개별 홈 오피스를 설정하는 데 기여하고자 할 수 있습니다.

비용 청구 및 상환 절차도 근본적으로 다를 수 있습니다. 특히 회사가 원래 수동 프로세스로 작동하는 경우

분명히 직원이 원격으로 작업하게하려면 새로운 규칙 세트로 기존 정책을 점검해야합니다. 직원들이 이러한 모든 변화를 고려할 때 무엇을해야하는지, 특히 처음으로 원격으로 작업하는 경우에는 무엇을해야하는지 불확실 할 수 있습니다. 이러한 변화를 해결하는 새로운 재택 근무 정책을 만들면 모든 사람의 불확실성을 제거하는 데 도움이 될 수 있습니다.

시작하려면 회사는 다음과 같은 새로운 비용 세트로 정책을 재 설계 할 수 있습니다. 현재 환경에있는 직원들에게 관련성이 있고 상환 가능합니다. 다음은 재택 근무 정책을 만들 때 고려할 수있는 몇 가지 비용의 예입니다.

  • 컴퓨터 장비
  • 소프트웨어 비용
  • 가구
  • 사무용 문구 및 소모품
  • 의료비
  • 식사
  • WFH 수당

예산 상황에 따라 비용이 일시적으로 다를 수 있습니다. 이러한 변경 사항을 반영하기 위해 원래 정책 설정을 그대로 유지하면서 WFH 정책에 대해서만 비용 제한을 조정할 수 있습니다. 이렇게하면 정상 작업으로 되돌릴 준비가되었을 때 원래 정책으로 쉽게 전환 할 수 있습니다.

2. 직원에게 알림

새로운 재택 근무 정책을 만든 후 다음 단계는 모든 사람에게 알림을 제공하는 것입니다. 직원들이 각자의 집에서 일하는 지리적으로 흩어져있는이 시대에 의사 소통 그 자체가 도전이 될 수 있습니다.

직원들에게 알리기위한 적절한 방법을 결정할 때 새 직원의 복잡성을 고려해야합니다. 정책, 원래 정책에서 벗어난 정도 및 회사 문화. 일반적인 비즈니스 커뮤니케이션 수단 인 이메일은 모든 직원에게 서면 지침을 전파하는 데 유용 할 수 있습니다. 그러나 새 정책이 원래 정책과 매우 다를 가능성이 있으므로 간단한 직원들과 원격 회의를 열거 나 직원들과 전화 회의를 예약하여 자세히 설명하는 것이 좋습니다.

시기 변경 사항을 알리고, 글로벌 유행병으로 인한 모든 혼란에도 불구하고 회사가 여전히 자신의 요구를 처리 할 것임을 직원들에게 알려주십시오. 이러한 정책 변경이 이러한 어려운시기에 직원을 지원하기 위해 이루어 졌다는 것을 직원들에게 보여줌으로써 직원들이 비용 정책을 따를 때 더 감사하고 협조적 일 가능성이 높아집니다.

3. 비용 관리 자동화

아직 그렇게하지 않았다면 지금이 자동화 및 디지털화의 흐름에 뛰어들 때입니다. 과거에는 수동 비용 관리 프로세스가 여전히 작동 할 수 있지만, 많은 회사와 직원은 갑자기 도시 전체에 폐쇄가 부과 될 때 열광에 빠져 있습니다. 중요한 하드 카피 문서를 사무실에 버려두면 직원의 청구가 무기한 지연됩니다.

Navisteps 와 같은 클라우드 기반 솔루션을 사용하면 직원이 재택 근무를하는 경우에도 비용 관리가 문제없이 계속 될 수 있습니다.청구서 및 영수증 이미지의 디지털화로 인해 직원은 더 이상 청구를 처리하는 데 실제 문서가 필요하지 않으며 각 개인은 각자의 청구인 또는 승인자 업무를 원격으로 수행 할 수 있습니다.

또한 비용 관리 솔루션에는 일반적으로 자동화 도구가 함께 제공됩니다. . 이렇게하면 비용 제출 및 승인 측면에서 모든 사람의 삶이 더 쉬워 질뿐만 아니라 재무 팀의 부담도 줄어 듭니다.

더 많은 데이터를 디지털화하면 회사에서 직원 지출에 대한 가시성이 높아집니다. 회사가 비용을 관리 할 때 문제가있는 것처럼 보일 때 관리 및 적절한 변경이 더 쉬워집니다.

4. 새로운 비용 범주 또는 레이블 소개

비용 관리 소프트웨어를 사용하면 전용 비용 범주별로 또는 재택 근무 레이블을 사용하여 재택 근무 비용을 쉽게 추적 할 수 있습니다. 다른 범주의 비용. 수동 시스템에서도 동일한 작업을 수행 할 수 있지만 각 단계에서 고의적 인 인적 노력이 필요할 수 있습니다.

재택 근무를 추적하고 기록하는 방법에 대한 각 회사의 환경과 선호도에 따라 크게 달라집니다. (WFH) 비용. 회사에서 부기 목적으로 새 비용 원장 계정에 새 WFH 비용을 기록하려는 경우 비용 관리 소프트웨어에 해당하는 새 WFH 비용 범주 를 다음과 같이 만들 수 있습니다. 잘. 비용 범주를 부기 계정과 일치시킴으로써 소스에서 비용을 적절하게 할당하여 재무 팀의 처리 노력을 최소화합니다.

또는 회사는 WFH와 관련된 모든 비용을 부담 할 수 있습니다. 단일 비용 범주 또는 부기 원장 계정에 이러한 비용을 통합하지 않고 추적하려고합니다. 이러한 경우, 대신 새 라벨을 생성 하도록 선택하여 다양한 비용 범주에 걸친 WFH 비용을 추적 할 수 있습니다. 직원은 WFH 수당, 문구 비용 및 컴퓨터 장비 구매와 같은 전체 비용 범주에 할당 된 비용 청구를 제출할 수 있지만 모두 WFH 레이블에 태그를 붙입니다. 비용은 여전히 ​​각 비용 범주에 할당되지만 WFH 레이블을 추가하면 회사에서 추가 분석 및보고를 위해 WFH 레이블별로 비용을 필터링 할 수 있습니다.

5. 더 빠른 환급 제공

회사는 특히 직원이 집에서 작업 공간을 설정하고 운영하기 위해 비용이 증가해야하는이 중요한 기간 동안 환급을 더 빨리 처리 할 수 ​​있어야합니다. 회사는 직원들에게 이러한 비용을 상환 할 수 있지만 직원이 재택 근무로 인해 발생하는 더 많은 지출에 대처할 수 있도록 신속하게 상환하는 것이 중요합니다.

Navisteps 를 사용하면 직원은 지루한 수동 프로세스없이 언제 어디서나 손쉽게 청구서를 작성하거나 제출할 수 있습니다. 영수증은 각 청구 기록에 태그가 지정되어 있으므로 당사자 중 누구도 항목을 확인하기 위해 문서 더미를 체질 할 필요가 없습니다. 총계도 자동으로 계산되므로 모든 당사자가 수동으로 금액을 합산하지 않아도되는 시간을 절약 할 수 있습니다. 이러한 시스템을 사용하면 청구를 훨씬 더 빠르게 처리 할 수 ​​있으므로 직원이 더 빨리 상환받을 수 있습니다.

회사가 직원이 업무 설정에 대한 투자 비용을 지불하도록 돕겠다 고 약속 했더라도 지원되지 않는 기타 비용. 예를 들어, 이제는 사람들이 집에서 풀 타임으로 일하고 있으므로 가정용 전기 요금이 치 솟을 가능성이 있습니다. 직원들이 회사의 빠른 환급에 대해 정말 감사하고, 약간의 도움이 직무 만족도와 직원 충성도를 향상시키는 데 큰 도움이 될 때입니다.

더 빠른 환급과 더 쉬운 프로세스가 얽혀있을 때, 직원들이 더 빨리 클레임을 제기 할 것이라는 것은 거의 확실합니다. 그 과정에서 직원을 돕고 직원의 호의를 생성하는 것 외에도 회사는 더 나은 모니터링, 분석 및 비용 관리에 사용할 수있는보다시기 적절한 데이터를 받게됩니다. 이는 불확실한시기에 생존을 보장하기 위해 직원뿐만 아니라 회사에도 매우 중요합니다.

가입에 관심이 있으시면 여기 는 시작하는 방법입니다. 질문이 있으면 지원팀 에 문의하세요.

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