在宅勤務の経費を管理および追跡するためのヒント|ナビステップ

2020年12月8日)

世界的なCOVID-19の大流行は、すべての人の生活にかなりの混乱を引き起こしました。結果として世界中で起こっている大きな変化の1つは、「在宅勤務」の取り決めの実施です。現在、ほとんどの従業員が限られた監督下でリモートで作業しているため、企業は経費の管理と追跡に苦労する可能性があります。

物理的な距離にもかかわらず、経費を追跡する効率的な方法を見つけることが重要です。特にこの重要な期間中、会社の支出を引き続き把握できるようにします。

これらの変更に取り組むのに苦労している方のために、私たちがあなたをカバーしてくれることを心配しないでください。在宅勤務(WFH)の費用をより適切に管理および追跡するためのヒントをいくつか紹介します。

1。 「WFH」専用に設計された新しいポリシーを作成します

状況が大きく異なるため、既存の経費ポリシーは引き続き関連性がない可能性があります。

都市の封鎖と活動制限の中で、支出はもはや以前のものではありません。一部の費用は消えますが、新しい費用が標準になる可能性があります。物理的な会議や旅行活動が回避または禁止されている場合、接待および旅費は無効になる可能性があります。一方、会社は、従業員が個々のホームオフィスを設置して、封鎖期間中に生産的に作業できるようにするための支援に貢献したいと考えるかもしれません。

経費請求と償還プロセスも根本的に異なる可能性があります。特に、会社が元々手動プロセスで機能していた場合。

明らかに、従業員にリモートで作業させるには、新しい一連のルールを使用して既存のポリシーの見直しを行う必要があります。これらすべての変更を考慮して、特に初めてリモートで作業する場合、従業員が何をすべきかわからないことは理解できます。これらの変更に対処する新しい在宅勤務ポリシーを作成すると、すべての人の不確実性の空気を取り除くのに役立ちます。

まず、会社は新しい一連の費用でポリシーを再設計できます。現在の環境の従業員に関連し、払い戻し可能です。在宅勤務ポリシーを作成する際に考慮できる費用の例を次に示します。

  • コンピューター機器
  • ソフトウェア費用
  • 家具
  • オフィスの文房具と備品
  • 医療費
  • 食事
  • WFH手当

予算事情により一時的に費用が異なる場合がございます。これらの変更を反映するために、元のポリシー設定をそのまま維持しながら、WFHポリシーに対してのみ費用制限を調整できます。これにより、通常の操作に戻す準備ができたときに、元のポリシーに簡単に戻すことができます。

2。従業員に通知する

新しい在宅勤務ポリシーを作成したら、次に、全員に通知するようにします。従業員がすべて地理的に分散してそれぞれの家で働いているこの時代では、コミュニケーション自体が課題になる可能性があります。

従業員に通知する適切な方法を決定するときは、新しいものの複雑さを考慮する必要があります。ポリシー、元のポリシーからの逸脱の程度、および会社の文化。ビジネスコミュニケーションの通常の手段としての電子メールは、すべての従業員に書面によるガイドラインを広めるのに役立つ可能性があります。ただし、新しいポリシーは元のポリシーとは大きく異なる可能性があるため、簡単な従業員に電話会議を開くか、従業員との電話で詳細を説明するようにスケジュールすることをお勧めします。

いつ変化を伝え、世界的大流行によって引き起こされたすべての混乱にもかかわらず、会社が彼らのニーズを引き続き処理することを従業員に必ず知らせてください。これらのポリシーの変更は、主にこれらの困難な時期に従業員をサポートするために行われることを従業員に示すことにより、従業員が経費ポリシーに従うことに、より感謝し、協力する可能性が高くなります。

3。経費管理を自動化する

まだ行っていない場合は、自動化とデジタル化の時流に乗るときです。手動の経費管理プロセスは過去にも機能する可能性がありますが、市全体の封鎖が突然課されると、多くの企業や従業員が熱狂します。重要なハードコピー文書がオフィスに放置されているため、従業員の請求は無期限に遅れます。

ナビステップなどのクラウドベースのソリューションを使用することで、従業員が在宅勤務している場合でも、経費管理を滞りなく継続できます。請求書と領収書の画像のデジタル化により、従業員は請求を処理するために物理的なドキュメントを必要とせず、各人がそれぞれの請求者または承認者の職務をリモートで実行できます。

さらに、費用管理ソリューションには通常、自動化ツールが付属しています。これにより、経費の提出と承認の面ですべての人の生活が楽になるだけでなく、財務チームの負荷も軽減されます。

より多くのデータをデジタル化することで、会社は従業員の支出をより明確に把握できるようになります。会社が経費を管理していると、何かがおかしいと思われるときに、管理と適切な変更を行うことが容易になります。

4。新しい経費カテゴリまたはラベルを導入する

経費管理ソフトウェアを使用すると、専用の経費カテゴリまたは在宅勤務ラベルを使用して在宅勤務経費を追跡するのが簡単になります。さまざまなカテゴリの費用。同じことを手動システムでも行うことができますが、各ステップで慎重な人的努力が必要になる可能性があります。

これは、各企業の状況と、在宅勤務を追跡および記録する方法に対する好みに大きく依存します。 (WFH)費用。会社が簿記の目的で新しい経費元帳アカウントに新しいWFH経費を記録したい場合は、経費管理ソフトウェアに対応する新しいWFH 経費カテゴリを作成できます。上手。経費カテゴリを簿記勘定と照合することにより、ソースでの経費の適切な割り当てが保証され、財務チームの処理作業が最小限に抑えられます。

あるいは、会社はWFHに関連するあらゆる範囲の経費を抱えている可能性があります。これらの経費を単一の経費カテゴリまたは簿記元帳勘定に統合することなく追跡したい。このような場合は、代わりに新しいラベルを作成して、さまざまな経費カテゴリにまたがるWFH経費を追跡することができます。従業員は、WFHの手当、文房具の費用、コンピューター機器の購入など、さまざまな経費カテゴリに割り当てられた経費請求を提出できますが、それらはすべてWFHラベルにタグ付けされています。経費は引き続きそれぞれの経費カテゴリに割り当てられますが、WFHラベルを追加すると、会社はWFHラベルで経費をフィルタリングして、さらに分析およびレポートすることができます。

5。より迅速な償還を提供する

特に、従業員が自宅でワークスペースをセットアップして実行するために増加した費用を負担しなければならないこの重要な時期に、企業が償還をより迅速に処理できることが重要です。会社はこれらの費用を従業員に払い戻す可能性がありますが、従業員が在宅勤務の手配から生じるより高い支出に対処できるように、迅速に払い戻しを行うことが重要です。

ナビステップ。従業員は、面倒な手動プロセスなしで、いつでもどこでも簡単に請求の草案を作成したり提出したりできます。領収書はそれぞれの請求記録にタグ付けされたままなので、アイテムをチェックするためだけに書類の山をふるいにかける必要はありません。合計も自動的に計算されるため、すべての関係者が手動で金額を合計する必要がなく、時間を節約できます。このようなシステムを使用することで、請求を非常に迅速に処理できるため、従業員はより迅速に払い戻しを受けることができます。

会社が従業員の仕事の準備に向けた投資の支払いを支援することを約束したとしても、サポートされていないその他の費用。たとえば、人々が自宅でフルタイムで働いている今、家庭の電気代が急騰する可能性があります。従業員が会社からの迅速な償還に本当に感謝するのはこのようなときであり、少しの助けが仕事の満足度と従業員の忠誠心を向上させるのに大いに役立ちます。

より迅速な償還とより簡単なプロセスがぶら下がっているとき、従業員がより早く請求を提出することはほぼ確実です。その過程で従業員を支援し、スタッフの信用を生み出すこととは別に、会社はよりタイムリーなデータを受け取り、それを使用して経費をより適切に監視、分析、および管理することができます。これは、このような不確実な時期に生き残るために、会社にとっても従業員にとっても重要です。

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