Suggerimenti per la gestione e il monitoraggio delle spese del lavoro da casa | Navisteps

(8 dicembre 2020)

La pandemia globale COVID-19 ha causato notevoli sconvolgimenti nella vita di tutti. Uno dei principali cambiamenti che abbiamo visto accadere in tutto il mondo è limplementazione di accordi di “lavoro da casa”. Con la maggior parte dei dipendenti che ora lavora da remoto sotto una supervisione limitata, le aziende potrebbero dover affrontare un periodo difficile per gestire e tenere traccia delle proprie spese.

Nonostante la distanza fisica, è importante trovare un modo efficiente per tenere traccia delle spese in modo da continuare ad avere visibilità sulla spesa aziendale, specialmente durante questo periodo di tempo cruciale.

Per quelli di voi che hanno problemi ad affrontare questi cambiamenti, non preoccupatevi, ci pensiamo noi. Ecco alcuni suggerimenti per gestire e monitorare meglio le spese del lavoro da casa (WFH).

1. Crea una nuova politica specificamente progettata per “WFH”

Ora che le circostanze sono molto diverse, è probabile che la tua politica di spesa esistente non rimanga pertinente.

Tra blocchi cittadini e limitazioni alle attività , le spese non sono più quelle di una volta. Mentre alcune spese svanirebbero, nuove spese potrebbero diventare la norma. Le spese di intrattenimento e di viaggio potrebbero non essere più valide quando gli incontri fisici e le attività di viaggio sono evitati o addirittura vietati. Daltra parte, lazienda potrebbe voler contribuire ad aiutare i dipendenti a creare i propri uffici individuali per consentire loro di lavorare in modo produttivo durante i periodi di blocco.

Anche le richieste di rimborso spese e le procedure di rimborso sarebbero probabilmente radicalmente diverse, soprattutto se lazienda funzionava originariamente con processi manuali.

Evidentemente, avere dipendenti che lavorano in remoto richiede una revisione delle politiche esistenti con un nuovo insieme di regole. È comprensibile che i dipendenti siano incerti su ciò che dovrebbero fare alla luce di tutti questi cambiamenti e soprattutto se stanno lavorando a distanza per la prima volta. La creazione di una nuova politica del lavoro da casa che affronti questi cambiamenti può aiutare a liberare laria dallincertezza per tutti.

Per iniziare, lazienda potrebbe riprogettare una politica con una nuova serie di spese che sono rilevante e rimborsabile per i dipendenti nellambiente attuale. Di seguito sono riportati alcuni esempi di spese che puoi considerare quando definisci la tua politica di lavoro da casa:

  • Apparecchiature informatiche
  • Spese software
  • Mobili
  • Cancelleria e forniture per ufficio
  • Spese mediche
  • Pasti
  • Indennità WFH

Budget per le spese potrebbero essere temporaneamente diverse date le circostanze. Per riflettere queste modifiche, i limiti di spesa potrebbero essere regolati solo per la politica WFH mantenendo intatte le impostazioni della politica originale. Ciò ti assicura di poter tornare facilmente ai criteri originali quando sei pronto per tornare alle normali operazioni.

2. Avvisa i tuoi dipendenti

Dopo aver creato una nuova politica di lavoro da casa, la prossima cosa sarebbe assicurarsi che tutti ne siano informati. La comunicazione potrebbe di per sé essere una sfida in questi tempi in cui i dipendenti sono tutti geograficamente dispersi e lavorano dalle rispettive case.

Quando si decide il metodo appropriato per informare i dipendenti, è necessario tenere conto della complessità del nuovo politica, lentità della deviazione dalle politiche originali, nonché la cultura della tua azienda. Le e-mail come mezzo abituale di comunicazione aziendale potrebbero essere utili per diffondere linee guida scritte a tutti i dipendenti. Tuttavia, dato che è probabile che la nuova politica sarebbe molto diversa dalle politiche originali, potrebbe essere consigliabile tenere teleconferenze per informare i dipendenti o programmare chiamate con i dipendenti per spiegare in dettaglio.

Quando comunicando i cambiamenti, assicurati di far sapere ai tuoi dipendenti che lazienda si prenderà comunque cura dei loro bisogni nonostante tutto il caos causato dalla pandemia globale. Mostrando ai dipendenti che queste modifiche alle politiche sono state apportate principalmente per supportare i dipendenti in questi tempi difficili, è più probabile che i dipendenti siano più riconoscenti e collaborativi nel seguire le politiche di spesa.

3. Automatizza la gestione delle tue spese

Se non lhai ancora fatto, questo è il momento di salire sul carro dellautomazione e della digitalizzazione. Sebbene i processi di gestione manuale delle spese possano ancora funzionare in passato, molte aziende e dipendenti sono presi dalla frenesia quando vengono improvvisamente imposti blocchi a livello cittadino. Con documenti cartacei cruciali lasciati deserti in ufficio, le richieste di risarcimento dei dipendenti subiscono un ritardo indefinito.

Utilizzando una soluzione basata su cloud come Navisteps , la gestione delle spese può continuare senza intoppi anche quando i dipendenti lavorano da casa.Con la digitalizzazione delle immagini delle fatture e delle ricevute, i dipendenti non hanno più bisogno di documenti fisici per elaborare i reclami e ogni persona può svolgere le proprie funzioni di reclamo o approvatore da remoto.

Inoltre, le soluzioni di gestione delle spese generalmente sono dotate di strumenti di automazione . Ciò non solo semplifica la vita di tutti in termini di presentazione e approvazione delle spese, ma allevia anche il carico del team finanziario.

Avere più dati digitalizzati significa anche che lazienda avrà una maggiore visibilità sulle spese dei dipendenti. Quando lazienda ha il controllo delle proprie spese, diventa più facile gestire e apportare le modifiche appropriate quando qualcosa sembra non funzionare.

4. Introdurre nuove categorie o etichette di spesa

Con un software di gestione delle spese, sarebbe un gioco da ragazzi tenere traccia delle spese del lavoro da casa in base alla categoria di spesa dedicata o utilizzando unetichetta lavoro da casa su spese in diverse categorie. Lo stesso potrebbe essere fatto nei sistemi manuali, ma probabilmente richiederebbe uno sforzo umano deliberato in ogni fase.

Dipende molto dalle circostanze e dalle preferenze di ciascuna azienda per il modo in cui desidera monitorare e registrare questi lavori da casa (WFH) spese. Se la società desidera registrare nuove spese WFH in un nuovo conto contabile delle spese a fini contabili, può creare la nuova categoria di spesa corrispondente WFH nel software di gestione delle spese come bene. Abbinando le categorie di spesa ai conti contabili, garantisce la corretta allocazione delle spese alla fonte e quindi riduce al minimo gli sforzi di elaborazione per il team finanziario.

In alternativa, lazienda può avere unintera gamma di spese relative a WFH che possono desidera monitorare senza voler consolidare queste spese in una singola categoria di spesa o in un conto contabile. In questi casi, puoi scegliere di creare nuove etichette , per tenere traccia delle spese WFH che abbracciano diverse categorie di spesa. I dipendenti possono presentare richieste di rimborso spese assegnandole a unintera gamma di categorie di spesa come indennità WFH, spese di cancelleria e acquisti di apparecchiature informatiche, ma contrassegnarle tutte con letichetta WFH. Le spese saranno comunque assegnate alle rispettive categorie di spesa, ma laggiunta di unetichetta WFH consente allazienda di filtrare le spese in base alletichetta WFH per ulteriori analisi e rapporti.

5. Offrire rimborsi più rapidi

È importante che le aziende siano in grado di elaborare i rimborsi più velocemente, soprattutto durante questo periodo cruciale in cui i dipendenti potrebbero dover sostenere maggiori spese per impostare e gestire i propri spazi di lavoro a casa. Sebbene lazienda possa rimborsare ai dipendenti queste spese, è fondamentale che i rimborsi siano rapidi per aiutare i dipendenti a far fronte a spese più elevate derivanti dallorganizzazione del lavoro da casa.

Con strumenti come Navisteps , i dipendenti possono facilmente redigere o inviare le proprie richieste sempre e ovunque senza noiosi processi manuali. Le ricevute rimangono contrassegnate nel rispettivo record di reclami, quindi nessuna delle parti avrebbe bisogno di setacciare pile di documenti solo per controllare un articolo. Anche i totali vengono calcolati automaticamente in modo che tutte le parti risparmino tempo non dovendo sommare manualmente gli importi. Utilizzando tali sistemi, i reclami possono essere elaborati molto più velocemente in modo che i dipendenti ricevano rimborsi più rapidi.

Anche se lazienda si è impegnata ad aiutare i propri dipendenti a pagare gli investimenti per le strutture lavorative, potrebbero comunque essercene altre spese che rimangono non sostenute. Ad esempio, ora che le persone lavorano a casa a tempo pieno, è probabile che le bollette dellelettricità domestica sarebbero salite alle stelle. È in momenti come questi che i dipendenti sarebbero davvero grati per i rapidi rimborsi da parte dellazienda e un piccolo aiuto contribuisce notevolmente a migliorare la soddisfazione sul lavoro e la lealtà dei dipendenti.

Quando sono sospesi rimborsi più rapidi e processi più semplici, è quasi una scommessa sicura che i dipendenti presentino le loro richieste più velocemente. Oltre ad aiutare i dipendenti e generare buona volontà del personale nel processo, lazienda riceverebbe anche dati più tempestivi che può quindi utilizzare per monitorare, analizzare e tenere sotto controllo le proprie spese. Questo è fondamentale per lazienda quanto lo è per il dipendente, per garantire la sopravvivenza in tempi così incerti.

Se sei interessato a registrarti con noi, qui è come iniziare. Contatta il nostro team di assistenza per qualsiasi domanda.

Pubblicato originariamente su https://www.navisteps.com .