Tippek a otthoni munka költségeinek kezeléséhez és nyomon követéséhez | Navisztepszek

(2020. december 8.)

A globális COVID-19 járvány jelentős fennakadásokat okozott mindenki életében. Az egyik legfontosabb eredmény, amelyet világszerte tapasztalhatunk, a „otthoni munkavégzés” megvalósítása. Mivel a legtöbb alkalmazott távolról dolgozik korlátozott felügyelet mellett, a vállalatok nehezen tudják kezelni és nyomon követni a kiadásaikat.

A fizikai távolság ellenére fontos, hogy találjon hatékony módszert a kiadások nyomon követésére. így továbbra is láthatja a vállalati kiadásokat, különösen ebben a döntő időszakban.

Azok számára, akiknek nehézségei vannak a változásokkal való küzdelemben, ne aggódjon, hogy fedeztük Önt. Íme néhány tipp az otthoni munka (WFH) költségeinek jobb kezeléséhez és nyomon követéséhez.

1. Hozzon létre egy új házirendet, amelyet kifejezetten a „WFH” számára terveztek

Most, hogy a körülmények jelentősen eltérnek egymástól, a jelenlegi kiadási irányelv valószínűleg nem fog releváns maradni.

A városok bezárása és tevékenységi korlátozások közepette , a kiadások már nem olyanok, mint régen. Bár egyes kiadások eltűnnének, az új kiadások normává válhatnak. A szórakoztatási és utazási költségek már nem érvényesek, ha a fizikai találkozókat és utazási tevékenységeket elkerülik, vagy akár tiltják is. Másrészt a vállalat hozzájárulhat ahhoz, hogy az alkalmazottak elősegítsék egyéni otthoni irodáik felállítását, hogy lehetővé tegyék számukra a produktív munkavégzést a bezárás idején.

A költségigénylési és visszatérítési folyamatok szintén valószínűleg gyökeresen eltérőek lennének, különösen, ha a vállalat eredetileg kézi folyamatokkal működött.

Nyilvánvaló, hogy az alkalmazottak távolról történő munkavégzése a meglévő irányelvek új szabályrendszerrel történő felülvizsgálatát igényli. Érthető, hogy az alkalmazottak bizonytalanok lennének abban, hogy mit kell tenniük mindezen változások fényében, és különösen akkor, ha először dolgoznak távolról. Egy új, otthoni munkavégzésre vonatkozó irányelv létrehozása, amely foglalkozik ezekkel a változásokkal, segíthet a bizonytalanság levegőjének felszámolásában mindenki számára.

Először is, a vállalat újratervezhet egy politikát egy új kiadásokkal, amelyek a következők: releváns és visszatérítendő az alkalmazottak számára a jelenlegi környezetben. Íme néhány példa azokra a kiadásokra, amelyeket figyelembe vehet, ha megalkotja az otthoni munka házirendjét:

  • Számítógépes berendezések
  • Szoftverköltségek
  • Bútorok
  • Irodaszerek és kellékek
  • Orvosi díjak
  • Étkezések
  • WFH juttatások

a körülmények függvényében ideiglenesen eltérőek lehetnek a kiadások. E változások tükrében a költségkorlátok csak a WFH házirendhez igazíthatók, az eredeti házirend-beállítások érintetlenek maradva. Ez biztosítja, hogy könnyedén visszatérhessen az eredeti házirendekre, ha készen áll a normál működésre való visszatérésre.

2. Értesítés az alkalmazottakról

Miután létrehozott egy új otthoni munkavégzésre vonatkozó irányelvet, a következő dolog az lenne, hogy mindenkit értesítsenek róla. A kommunikáció önmagában kihívást jelenthet ezekben az időkben, amikor az alkalmazottak földrajzilag szétszórtan dolgoznak a saját otthonukból.

Amikor az alkalmazottak értesítésének megfelelő módjáról dönt, figyelembe kell vennie az új összetettségét. politikáját, az eredeti irányelvektől való eltérés mértékét, valamint a vállalat kultúráját. Az e-mailek, mint az üzleti kommunikáció szokásos eszközei, hasznosak lehetnek az írott irányelvek terjesztéséhez az összes alkalmazott számára. Tekintettel azonban arra, hogy valószínű, hogy az új irányelv nagyon eltérne az eredeti irányelvektől, tanácsos lehet tele konferenciákat tartani az alkalmazottak tájékoztatásához, vagy ütemezni kell az alkalmazottakkal folytatott hívásokat, hogy részletesen elmagyarázzák őket. közölve a változásokat, mindenképpen tudassa munkatársaival, hogy a vállalat a globális járvány okozta káosz ellenére is gondoskodni fog az igényeikről. Azáltal, hogy megmutatja az alkalmazottaknak, hogy ezek a szakpolitikai változások nagyrészt az alkalmazottak támogatására történnek ezekben a nehéz időkben, valószínűbbé teszi, hogy az alkalmazottak jobban értékeljék és együttműködjenek a költségpolitikák követésében.

3. Automatizálja költségkezelését

Ha még nem tette meg, akkor itt az ideje, hogy az automatizálás és a digitalizálás sávjára ugorjon. Noha a kézi kiadáskezelési folyamatok még mindig működhetnek a múltban, sok vállalat és alkalmazott megőrül, ha hirtelen városszerte lezárják a város egészét. Mivel az irodában kihagyták a döntő fontosságú nyomtatott dokumentumokat, az alkalmazottak követelései végtelenségig késnek.

Felhőalapú megoldás, például Navisteps használatával, a kiadáskezelés gond nélkül folytatódhat akkor is, ha az alkalmazottak otthon dolgoznak.A számla- és nyugtaképek digitalizálásával az alkalmazottaknak már nincs szükségük fizikai dokumentumokra a követelések feldolgozásához, és minden ember távolról tudja ellátni az igénylő vagy jóváhagyó feladatait.

Ezenkívül a költségkezelési megoldások jellemzően automatizálási eszközökkel érkeznek . Ez nemcsak megkönnyíti mindenki életét a költségek benyújtása és jóváhagyása szempontjából, de megkönnyíti a pénzügyi csapat terhelését is.

Ha több adat digitalizálódik, az azt is jelenti, hogy a vállalat jobban láthatja a munkavállalói kiadásokat. Amikor a vállalat ellenőrzi a kiadásait, akkor könnyebb kezelni és elvégezni a megfelelő változtatásokat, ha valami bajnak tűnik.

4. Vezessen be új költségkategóriákat vagy címkéket

Költségkezelő szoftverrel könnyű lenne nyomon követni az otthoni munka költségeit vagy annak külön költségkategóriája szerint, vagy pedig a munka otthonról címke használatával kiadások különböző kategóriákban. Ugyanezt lehetne tenni a kézi rendszerekben is, de valószínűleg szándékos emberi erőfeszítésekre lenne szükség minden lépésben.

Nagyon függ az egyes társaságok körülményeitől és annak preferenciájától, hogy miként kívánják nyomon követni és rögzíteni ezeket az otthoni munkát. (WFH) kiadások. Ha a vállalat új WFH kiadásokat kíván könyvelés céljából új költségkönyvi számlán nyilvántartani, akkor létrehozhatja a megfelelő új WFH költségkategóriát a költségkezelő szoftverben, mint jól. A költségkategóriák és a könyvelési számlák összehangolásával biztosítja a költségek megfelelő felosztását a forrásnál, és ezáltal minimalizálja a pénzügyi csapat feldolgozási erőfeszítéseit.

Alternatív megoldásként a vállalatnak a WFH-val kapcsolatos kiadásainak teljes skálája lehet, amelyet esetleg nyomon követni anélkül, hogy ezeket a kiadásokat egyetlen költségkategóriába vagy könyvelési főkönyvi számlába kellene konszolidálni. Ilyen esetekben úgy dönthet, hogy ehelyett új címkéket hoz létre , hogy nyomon kövesse a különböző költségkategóriákon átívelő WFH-kiadásokat. Az alkalmazottak költségkérelmeket nyújthatnak be, amelyek a költségkategóriák teljes skálájára oszthatók, mint például a WFH juttatások, az írószerek költségei és a számítógépes berendezések vásárlása, de mindegyiket felcímkézik a WFH címkére. A kiadásokat továbbra is a megfelelő kiadási kategóriákba sorolják, de a WFH címke hozzáadása lehetővé teszi a vállalat számára, hogy a további elemzés és jelentés céljából a WFH címke alapján szűrje a kiadásokat.

5. Gyorsabb költségtérítés

Fontos, hogy a vállalatok gyorsabban tudjanak feldolgozni a visszatérítéseket, különösen ebben a döntő időszakban, amikor az alkalmazottaknak megnövekedett költségeket kell elszenvedniük munkahelyük otthoni felállításához és működtetéséhez. Bár a vállalat megtérítheti az alkalmazottaknak ezeket a kiadásokat, kritikus fontosságú, hogy a visszatérítések gyorsak legyenek ahhoz, hogy az alkalmazottak könnyebben megbirkózhassanak a nagyobb költségekkel, amelyek a „házról otthon” megállapodásokból erednek.

Olyan eszközökkel, mint a Navisteps , az alkalmazottak bármikor és bárhol könnyedén megfogalmazhatják vagy benyújthatják igényeiket unalmas manuális folyamatok nélkül. A nyugták továbbra is megjelennek a megfelelő kárigényben, így egyik félnek sem kell átszitálnia a dokumentumok halmát csak egy tétel ellenőrzéséhez. Az összegeket szintén automatikusan kiszámolják, így minden fél időt spórol meg, és nem kell kézzel összegeznie az összegeket. Az ilyen rendszerek használatával az igények sokkal gyorsabban feldolgozhatók, így az alkalmazottak gyorsabb költségtérítésben részesülnek.

Még akkor is, ha a vállalat elkötelezte magát amellett, hogy segíti az alkalmazottait a munkába állításhoz szükséges beruházások kifizetésében, egyéb, támogatatlan kiadások. Például most, amikor az emberek teljes munkaidőben dolgoznak otthon, valószínű, hogy a háztartási villanyszámlák az egekbe szöktek. Ilyen időkben az alkalmazottak valóban hálásak lennének a gyors visszatérítésekért a vállalattól, és egy kis segítség nagyban hozzájárul a munkával való elégedettség és az alkalmazottak hűségének javításához.

Ha gyorsabb költségtérítés és könnyebb folyamatok vannak felfüggesztve, szinte biztos, hogy az alkalmazottak gyorsabban nyújtanák be igényeiket. Az alkalmazottak segítése és a személyi jóakarat generálása mellett a vállalat időszerűbb adatokat is kapna, amelyeket aztán felhasználhat a kiadások jobb nyomon követésére, elemzésére és tartására. Ez ugyanolyan fontos a vállalat számára, mint az alkalmazott számára, a túlélés biztosításában ilyen bizonytalan időkben.

Ha érdekel, hogy regisztráljon velünk, itt olvashatja el, hogyan kezdheti el. Lépjen kapcsolatba a ügyfélszolgálati csapatunkkal , ha bármilyen kérdése van.

Eredetileg a https://www.navisteps.com .