Conseils pour gérer et suivre les dépenses de travail à domicile | Navisteps

(8 décembre 2020)

La pandémie mondiale de COVID-19 a provoqué des perturbations considérables dans la vie de chacun. Un changement majeur qui en résulte que nous avons vu se produire dans le monde entier est la mise en œuvre darrangements de «travail à domicile». La plupart des employés travaillant désormais à distance sous une supervision limitée, les entreprises pourraient avoir du mal à gérer et à suivre leurs dépenses.

Malgré la distance physique, il est important que vous trouviez un moyen efficace de suivre les dépenses. afin que vous continuiez à avoir une visibilité sur les dépenses de lentreprise, en particulier pendant cette période cruciale.

Pour ceux dentre vous qui rencontrent des difficultés avec ces changements, ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous. Voici quelques conseils pour mieux gérer et suivre les dépenses liées au travail à domicile (WFH).

1. Créez une nouvelle politique spécialement conçue pour «WFH»

Maintenant que les circonstances sont très différentes, votre politique de dépenses actuelle ne restera probablement pas pertinente.

Au milieu des verrouillages de la ville et des restrictions dactivité , les dépenses ne sont plus ce quelles étaient. Bien que certaines dépenses disparaissent, de nouvelles dépenses peuvent devenir la norme. Les frais de divertissement et de voyage peuvent ne plus être valables lorsque les réunions physiques et les activités de voyage sont évitées ou même interdites. Dautre part, lentreprise peut souhaiter contribuer à aider les employés à installer leur bureau à domicile individuel pour leur permettre de travailler de manière productive pendant les périodes de verrouillage.

Les demandes de remboursement et les processus de remboursement seraient probablement également radicalement différents, surtout si lentreprise fonctionnait à lorigine avec des processus manuels.

De toute évidence, faire travailler les employés à distance exige une refonte des politiques existantes avec un nouvel ensemble de règles. Il est compréhensible que les employés ne soient pas certains de ce quils devraient faire face à tous ces changements et surtout sils travaillent à distance pour la première fois. La création dune nouvelle politique de travail à domicile qui aborde ces changements peut aider à dissiper lair dincertitude pour tout le monde.

Pour commencer, lentreprise pourrait reconcevoir une politique avec un nouvel ensemble de dépenses qui sont pertinentes et remboursables pour les employés dans lenvironnement actuel. Voici quelques exemples de dépenses que vous pouvez prendre en compte lors de lélaboration de votre politique de travail à domicile:

  • Matériel informatique
  • Frais de logiciel
  • Meubles
  • Papeterie et fournitures de bureau
  • Frais médicaux
  • Repas
  • Indemnités de la FMH

Budgets pour les dépenses peuvent être temporairement différentes compte tenu des circonstances. Pour refléter ces changements, les limites de dépenses peuvent être ajustées uniquement pour la politique de la WFH tout en conservant vos paramètres de politique dorigine intacts. Cela garantit que vous pourrez facilement revenir aux politiques dorigine lorsque vous êtes prêt à revenir aux opérations normales.

2. Avertissez vos employés

Après avoir créé une nouvelle politique de travail à domicile, la prochaine chose à faire serait de sassurer que tout le monde en est informé. La communication pourrait en elle-même être un défi en ces temps où les employés sont tous dispersés géographiquement et travaillent depuis leur domicile respectif.

Lorsque vous décidez de la méthode appropriée pour informer vos employés, vous devez prendre en compte la complexité du nouveau politique, létendue de lécart par rapport aux politiques originales, ainsi que la culture de votre entreprise. Les e-mails en tant que moyen habituel de communication commerciale pourraient être utiles pour diffuser des directives écrites à tous les employés. Cependant, étant donné quil est probable que la nouvelle politique soit très différente des politiques dorigine, il peut être conseillé de tenir des téléconférences pour informer les employés ou de planifier des appels avec les employés pour expliquer en détail.

Quand en communiquant les changements, assurez-vous de faire savoir à vos employés que lentreprise continuera à répondre à leurs besoins malgré tout le chaos provoqué par la pandémie mondiale. En montrant aux employés que ces changements de politique visent en grande partie à soutenir les employés en ces temps difficiles, il est plus probable que les employés seraient plus reconnaissants et coopératifs dans le respect des politiques de dépenses.

3. Automatisez la gestion de vos dépenses

Si vous ne lavez pas déjà fait, cest le moment de prendre le train en marche de lautomatisation et de la numérisation. Alors que les processus manuels de gestion des dépenses peuvent encore fonctionner dans le passé, de nombreuses entreprises et employés sont plongés dans une frénésie lorsque des verrouillages à léchelle de la ville sont soudainement imposés. Avec des documents papier cruciaux laissés à labandon au bureau, les réclamations des employés sont retardées indéfiniment.

En utilisant une solution cloud telle que Navisteps , la gestion des dépenses peut se poursuivre sans accroc même lorsque les employés travaillent à domicile.Avec la numérisation des images de factures et de reçus, les employés nont plus besoin de documents physiques pour traiter les réclamations, et chaque personne peut effectuer ses tâches respectives de réclamant ou dapprobateur à distance.

De plus, les solutions de gestion des dépenses sont généralement fournies avec des outils dautomatisation . Cela facilite non seulement la vie de chacun en termes de soumission et dapprobation des dépenses, mais facilite également la charge de votre équipe financière.

Avoir davantage de données numérisées signifie également que lentreprise aura une plus grande visibilité sur les dépenses des employés. Lorsque lentreprise contrôle ses dépenses, il devient plus facile de gérer et dapporter les modifications appropriées lorsque quelque chose ne va pas.

4. Introduisez de nouvelles catégories ou étiquettes de dépenses

Avec un logiciel de gestion des dépenses, il serait facile de suivre les dépenses de travail à domicile soit par sa catégorie de dépenses dédiée, soit en utilisant une étiquette de travail à domicile sur dépenses dans différentes catégories. La même chose pourrait être faite dans les systèmes manuels, mais nécessiterait probablement un effort humain délibéré à chaque étape.

Cela dépend beaucoup de la situation de chaque entreprise et de ses préférences quant à la façon dont elle souhaite suivre et enregistrer ces travaux à domicile (FMH). Si lentreprise souhaite enregistrer de nouvelles dépenses WFH dans un nouveau compte du grand livre des dépenses à des fins de comptabilité, elle peut créer la nouvelle catégorie de dépenses WFH correspondante dans le logiciel de gestion des dépenses comme bien. En faisant correspondre les catégories de dépenses avec les comptes comptables, cela garantit une bonne répartition des dépenses à la source et minimise donc les efforts de traitement pour léquipe des finances.

Alternativement, lentreprise peut avoir toute une gamme de dépenses liées à la FMH quelle peut souhaitent suivre sans vouloir regrouper ces dépenses dans une seule catégorie de dépenses ou un compte du grand livre de comptabilité. Dans de tels cas, vous pouvez choisir de créer de nouveaux libellés à la place, afin de suivre les dépenses de la FMH couvrant différentes catégories de dépenses. Les employés peuvent soumettre des demandes de remboursement affectées à toute une gamme de catégories de dépenses telles que les indemnités de la FMH, les dépenses de papeterie et les achats de matériel informatique, mais les faire tous étiqueter sur létiquette de la FMH. Les dépenses seront toujours affectées aux catégories de dépenses respectives, mais lajout dune étiquette WFH permet à lentreprise de filtrer les dépenses par létiquette WFH pour une analyse et un rapport plus approfondis.

5. Offrez des remboursements plus rapides

Il est important que les entreprises soient en mesure de traiter les remboursements plus rapidement, en particulier pendant cette période cruciale où les employés peuvent devoir engager des dépenses accrues pour installer et gérer leurs espaces de travail à domicile. Bien que lentreprise puisse rembourser ces dépenses aux employés, il est essentiel que les remboursements soient rapides pour aider les employés à faire face à des dépenses plus élevées découlant du travail à domicile.

Avec des outils comme Navisteps , les employés peuvent facilement rédiger ou soumettre leurs réclamations à tout moment et en tout lieu sans processus manuels fastidieux. Les reçus restent étiquetés dans le dossier de réclamation respectif, de sorte quaucune des parties naurait besoin de passer au crible des piles de documents juste pour vérifier un article. Les totaux sont également calculés automatiquement afin que toutes les parties gagnent du temps sans avoir à additionner manuellement les montants. En utilisant de tels systèmes, les réclamations peuvent être traitées beaucoup plus rapidement afin que les employés reçoivent des remboursements plus rapides.

Même si lentreprise sest engagée à aider ses employés à payer les investissements en vue de la configuration du travail, il pourrait encore y en avoir dautres dépenses qui ne sont pas prises en charge. Par exemple, maintenant que les gens travaillent à la maison à plein temps, il y a de fortes chances que les factures délectricité des ménages aient monté en flèche. Dans ces moments-là, les employés seraient vraiment reconnaissants de recevoir des remboursements rapides de la part de lentreprise, et un peu daide contribuera grandement à améliorer la satisfaction au travail et la fidélité des employés.

Lorsque des remboursements plus rapides et des processus plus faciles sont en suspens, il est presque certain que les employés déposeront leurs réclamations plus rapidement. En plus daider les employés et de susciter la bonne volonté du personnel dans le processus, lentreprise recevrait également des données plus opportunes quelle pourrait ensuite utiliser pour mieux surveiller, analyser et maîtriser ses dépenses. Cest aussi vital pour lentreprise que pour lemployé, pour assurer la survie en ces temps incertains.

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Publié à lorigine à https://www.navisteps.com .