Vinkkejä kotona tehtävien kulujen hallintaan ja seuraamiseen | Navisteps

(8. joulukuuta 2020)

COVID-19-maailmanlaajuinen pandemia on aiheuttanut huomattavia häiriöitä kaikkien elämässä. Yksi merkittävä muutos, jonka olemme nähneet tapahtuvan kaikkialla maailmassa, on ”työ kotoa” -järjestelyjen toteuttaminen. Koska suurin osa työntekijöistä työskentelee nyt etänä rajoitetun valvonnan alaisena, yrityksillä voi olla vaikeuksia hallita ja seurata kulujaan.

Fyysisestä etäisyydestä huolimatta on tärkeää, että löydät tehokkaan tavan seurata kuluja. jotta yrityksesi menot näkyisivät etenkin tämän tärkeän ajanjakson aikana.

Niille teistä, joilla on vaikeuksia näiden muutosten käsittelyssä, älä huoli, että olemme kuulleet sinut. Tässä on joitain vinkkejä, joiden avulla voit paremmin hallita ja seurata kotona tehtävän työn kustannuksia.

1. Luo uusi käytäntö, joka on erityisesti suunniteltu WFH: ta varten.

Nyt kun olosuhteet ovat huomattavasti erilaiset, nykyinen kulukäytäntösi ei todennäköisesti pysy merkityksellisenä.

Kaupungin lukkojen ja toimintarajoitusten keskellä , menot eivät ole enää entisiä. Vaikka jotkut kulut katoavat, uusista kuluista voi tulla normi. Viihde- ja matkakulut eivät välttämättä ole enää voimassa, kun fyysisiä kokouksia ja matkatoimia vältetään tai jopa kielletään. Toisaalta yritys saattaa haluta osallistua auttamaan työntekijöitä perustamaan omat kotitoimistonsa, jotta he voivat työskennellä tuottavasti työsulun aikana.

Kulupyynnöt ja korvausprosessit olisivat todennäköisesti myös radikaalisti erilaiset, varsinkin jos yritys toimi alun perin manuaalisten prosessien kanssa.

Ilmeisesti työntekijöiden etätyön tekeminen edellyttää nykyisten käytäntöjen uudistamista uusilla säännöillä. On ymmärrettävää, että työntekijät eivät ole varmoja siitä, mitä heidän pitäisi tehdä kaikkien näiden muutosten vuoksi ja varsinkin jos he työskentelevät etänä ensimmäistä kertaa. Uuden työstä kotiin -käytännön luominen, joka huomioi nämä muutokset, voi auttaa poistamaan epävarmuuden ilmasta kaikille.

Aluksi yritys voisi suunnitella politiikan uudella joukolla uusia kuluja, jotka ovat työntekijöille nykyisessä ympäristössä. Tässä on joitain esimerkkejä kuluista, jotka voit ottaa huomioon työskennellessäsi kotona -työnä:

  • tietokonelaitteet
  • ohjelmistokulut
  • huonekalut
  • Toimistotarvikkeet ja tarvikkeet
  • Lääketieteelliset palkkiot
  • Ateriat
  • WFH-korvaukset

Budjetit kulut voivat tilapäisesti olla erilaiset olosuhteiden mukaan. Näiden muutosten huomioon ottamiseksi kulurajoja voidaan säätää vain WFH-käytännön mukaan pitäen alkuperäiset käytäntöasetuksesi ennallaan. Tämä varmistaa, että voit helposti siirtyä takaisin alkuperäisiin käytäntöihin, kun olet valmis palaamaan normaaliin toimintaan.

2. Ilmoita työntekijöillesi

Kun olet luonut uuden kotoa työskentelemistä koskevan käytännön, seuraava asia on varmistaa, että kaikille ilmoitetaan siitä. Viestintä voi sinänsä olla haaste näinä aikoina, jolloin kaikki työntekijät ovat maantieteellisesti hajallaan työskennellessään kodeistaan.

Kun valitset sopivan tapan ilmoittaa työntekijöillesi, sinun on otettava huomioon uuden monimutkaisuus. politiikasta, alkuperäisistä käytännöistä poikkeamisen laajuudesta sekä yrityksesi kulttuurista. Sähköpostit tavallisena viestintävälineenä voivat olla hyödyllisiä levittää kirjallisia ohjeita kaikille työntekijöille. Koska on kuitenkin todennäköistä, että uusi käytäntö poikkeaisi hyvin alkuperäisistä käytännöistä, saattaa olla suositeltavaa järjestää puhelinkokouksia työntekijöiden neuvottelemiseksi tai ajoittaa puhelut työntekijöiden kanssa selittääkseen yksityiskohtaisesti. Kun ilmoitat muutoksista, ilmoita työntekijöillesi, että yritys huolehtii edelleen heidän tarpeistaan ​​huolimatta kaikesta maailmanlaajuisen pandemian aiheuttamasta kaaoksesta. Osoittamalla työntekijöille, että nämä politiikan muutokset tehdään suurelta osin työntekijöiden tukemiseksi näinä vaikeina aikoina, on todennäköisempää, että työntekijät olisivat arvostavampia ja yhteistyökykyisempiä kulupolitiikkojen noudattamisessa.

3. Automatisoi kuluhallintasi.

Jos et ole vielä tehnyt niin, on oikea aika hypätä automaation ja digitoinnin vauhtiin. Vaikka manuaaliset kustannustenhallintaprosessit saattavat edelleen toimia aikaisemmin, monet yritykset ja työntekijät joutuvat hulluksi, kun yhtäkkiä määrätään kaupungin laajuisia lukkoja. Kun toimistoon jätetään tärkeät paperiasiakirjat, työntekijöiden korvausvaatimukset viivästyvät loputtomiin.

Käyttämällä pilvipohjaista ratkaisua, kuten Navisteps , kustannusten hallinta voi jatkua ongelmitta myös silloin, kun työntekijät työskentelevät kotona.Laskun ja kuitin kuvien digitoinnin myötä työntekijät eivät enää vaadi fyysisiä asiakirjoja hakemusten käsittelyyn, ja jokainen henkilö voi hoitaa kantajansa tai hyväksyjän tehtävät etänä.

Lisäksi kustannustenhallintaratkaisuissa on tyypillisesti automaatiotyökalut . Tämä paitsi tekee kaikkien elämästä helpompaa kustannusten jättämisen ja hyväksymisen suhteen, myös helpottaa finanssitiimisi kuormitusta.

Enemmän tietojen digitalisointi tarkoittaa myös sitä, että yrityksellä on parempi näkyvyys työntekijöiden menoissa. Kun yritys hallitsee kulujaan, on helpompaa hallita ja tehdä tarvittavia muutoksia, kun jokin vaikuttaa vialla.

4. Esittele uudet kululuokat tai -tarrat

Kustannustenhallintaohjelmiston avulla olisi helppoa seurata kotona tehtävän työn kustannuksia joko sen omistaman kululuokan mukaan tai käyttämällä töitä kotoa -tunnistetta kulut eri luokkiin. Sama voidaan tehdä manuaalisissa järjestelmissä, mutta se vaatii todennäköisesti tahallista inhimillistä työtä jokaisessa vaiheessa.

Se riippuu suuresti kunkin yrityksen olosuhteista ja mieltymyksistä siitä, miten he haluavat seurata ja tallentaa näitä töitä kotoa. (WFH) kulut. Jos yritys haluaa kirjata uudet WFH-kulut kirjanpitotarkoituksiin uudelle kulujen kirjanpitotilille, ne voivat luoda vastaavan uuden WFH-kululuokan kustannustenhallintaohjelmistoon nimellä hyvin. Yhdistämällä kululuokat kirjanpitotileihin, se varmistaa kulujen oikean kohdentamisen lähteellä ja minimoi näin finanssitiimin käsittelytoimet.

Vaihtoehtoisesti yrityksellä voi olla koko joukko WFH: hon liittyviä kustannuksia, jotka heillä voi olla haluat seurata haluamatta yhdistää näitä kuluja yhteen kululuokkaan tai kirjanpidon pääkirjatilille. Tällaisissa tapauksissa voit halutessasi luoda uusia tunnisteita seurataksesi WFH: n kuluja eri kululuokkien välillä. Työntekijät voivat jättää kulukorvauksia, jotka kohdistetaan useisiin kululuokkiin, kuten WFH-korvauksiin, paperitavarakuluihin ja atk-laitteiden ostoihin, mutta ne on merkittävä kaikki WFH-etikettiin. Menot kohdennetaan edelleen vastaaviin kululuokkiin, mutta WFH-tunnuksen lisääminen antaa yritykselle mahdollisuuden suodattaa kulut WFH-tunnuksen mukaan jatkoanalyysiä ja raportointia varten.

5. Nopeampien korvausten tarjoaminen

On tärkeää, että yritykset pystyvät käsittelemään korvaukset nopeammin varsinkin tänä ratkaisevana aikana, jolloin työntekijöille voi joutua maksamaan enemmän kustannuksia työtilojensa perustamiseksi ja ylläpitämiseksi kotona. Vaikka yritys saattaa korvata työntekijöille nämä kulut, on kriittisen tärkeää, että korvaukset auttavat työntekijöitä selviytymään suuremmista kustannuksista, jotka johtuvat kotona työskentelystä.

Työkaluilla, kuten Navisteps , työntekijät voivat helposti laatia tai lähettää vaatimuksia milloin tahansa ja missä tahansa ilman tylsiä manuaalisia prosesseja. Kuitit pysyvät merkittyinä vastaavaan korvausrekisteriin, joten kenenkään osapuolen ei tarvitse seuloa kasa-asiakirjoja vain tuotteen tarkistamiseksi. Kokonaissummat lasketaan myös automaattisesti, joten kaikki osapuolet säästävät aikaa tarvitsematta laskea summia manuaalisesti. Tällaisten järjestelmien avulla korvaukset voidaan käsitellä paljon nopeammin, jotta työntekijät saavat nopeammat korvaukset.

Vaikka yritys olisi sitoutunut auttamaan työntekijöitään maksamaan sijoittamiseen työhön perustuviin investointeihin, voi silti olla joitain muut kulut, joita ei tueta. Esimerkiksi nyt, kun ihmiset työskentelevät kotona kokopäiväisesti, on todennäköistä, että kotitalouksien sähkölaskut olisivat nousseet. Tällaisina aikoina työntekijät olisivat todella kiitollisia nopeasta korvauksesta yritykseltä, ja pieni apu vie paljon työtä työtyytyväisyyden ja työntekijöiden uskollisuuden parantamiseksi.

Kun nopeammat korvaukset ja helpommat prosessit ovat riippuvaisia, se on melkein varma veto, että työntekijät tekisivät korvauksensa nopeammin. Sen lisäksi, että yhtiö auttaa työntekijöitä ja tuottaa henkilöstön liikearvoa prosessissa, se saisi myös ajankohtaisempia tietoja, joita se voi sitten käyttää kulujensa seurantaan, analysointiin ja pitämiseen. Tämä on yhtä tärkeää yritykselle kuin työntekijälle, jotta voidaan varmistaa selviytyminen niin epävarmoina aikoina.

Jos olet kiinnostunut kirjautumaan meihin, täällä on miten pääset alkuun. Ota yhteyttä -tukitiimiin , jos sinulla on kysyttävää.

Alun perin julkaistu osoitteessa https://www.navisteps.com .