etätyökalut, jotka haluaisimme nähdä vuonna 2021, joita ei vielä ole olemassa

Kirjoittanut: Valerien teurastus

Vuoden 2020 ennennäkemätön etätyön lisääntyminen muutti työvoiman muodon lopullisesti. Kuljetuksiin ja lounaaseen käytettävät rahat laskivat rajusti, mutta kotitoimistolaitteiden ja etätyökalujen myynti on kasvanut voimakkaasti.

Nykyään näyttää siltä, ​​että jokaisen ongelman kohdalla on työtä kotituotantotyökaluista alkaen taustamelun estäminen videopuheluissa projektien järjestämiseen kaukaa. Mutta jos kysyt meiltä, ​​parantamisen varaa on vielä paljon.

Tässä on viisi työkalua etäjoukkueille, joiden toivomme unelmoivan tänä vuonna. .

  • Virtuaalinen vesijäähdytin: Viestintätyökalut etäkäyttöön
  • Asynkroninen aivoriihi: Yhteistyön uudelleentarkastelu
  • Älykkäät ajoitustyökalut: Täysin integroidut kalenterit pysyäksesi raiteilla
  • Työkalut etätyöryhmän johtajille: Valvonta ilman mikropalvelua
  • Keskitetty tila joukkueiden pitämiseen yhteydessä

Ennen kuin sukeltaa sisään, tutkitaan lyhyesti etätyökalujen tulevaisuus.

Etätyökalujen tulevaisuus

Kotona työskenteleminen on tuonut uusia mielenkiintoisia etuja ja vakavia seurauksia . Ennen pandemiaa keskimääräinen työmatka pidentyi joka vuosi , ja yksisuuntainen matka oli keskimäärin lähes 30 minuuttia. Säästämme nyt tuntikausia työmatkaa ja liikenteen stressiä – puhumattakaan toimistovalmiiden vaatteiden kustannuksista. WFH on tarkoittanut myös joustavampia aikatauluja, erittäin haluttua etua.

Mutta vaikka hyödynnämme etätyön etuja, meidän on jouduttu sopeutumaan nopeasti vastaamaan sen haasteisiin. Jos et ole toimistossa, tiimien on ollut vaikeaa tehdä yhteistyötä ja kommunikoida tehokkaasti. Ei selkeää aloitus- ja lopetuspistettä ”Aika on tarkoittanut, että työntekijöillä on vaikeuksia katkaista henkinen yhteys myös kellonajan jälkeen.

Etätyökalujen nopea kehitys on edistynyt pitkälti näiden ongelmien ratkaisemisessa. on kuitenkin vielä muutamia paikkoja, joissa edes parhaat etätyökalut jäävät alle . Näiden työkalujen kehittyessä niiden on vastattava kasvavan hybridityöpaikan ja etätyövoiman muuttuviin vaatimuksiin.

1. Virtuaalinen vesijäähdytin: Tiimin etäviestintävälineet innostavaan vaihtoon

Apple-kuvake Steve Jobs vastusti tunnetusti etätyötä väittäen:

“Luovuus syntyy spontaaneista tapaamisista, satunnaisista keskusteluista […] törmäät jonkun kanssa; kysyt, mitä he tekevät, sanot ”Vau”, ja pian keksit kaikenlaisia ​​ideoita. ”

Tällä hetkellä etätyöntekijät ovat eristettyjä työtovereita ja heillä ei ole näitä loistavia mahdollisuuksia vaihtaa ideoita. Tilanteen pahentamiseksi monet suosituimmista viestintävälineistä voivat häiritä ja aiheuttaa riippuvuutta. Tarvitsemme virtuaalisen vesijäähdyttimen, jonne voimme tulla lyhyelle, mielekkäälle keskustelulle – ja lähteä juuri silloin, kun haluamme.

Etätyön suorittamisen puute voi aiheuttaa suuria kustannuksia luovuudelle ja työntekijöiden mielenterveydelle . Tiimin etäviestintävälineet ovat välttämättömiä kuilun poistamisessa ja tiimien pitämisessä yhteydessä projektiensa kanssa. Mutta ovatko nämä etätyökalut puutteellisia?

Toki, löysä on aina. Vaikka tämä on yksi parhaista työkaluista etäryhmille, se voi myös olla hyvin häiritsevä. Työntekijät joutuvat jatkuvasti uupuvaan reaaliaikaiseen viestintään. Vaikka nykyiset viestinnän etätyökalut voivat rakentaa ystävyyssuhteita, niistä voi myös tulla riippuvuutta, ja työntekijät jumittuvat vierittämällä chatteja työskentelyn sijaan.

Harkitse tätä etäviestintäkutsumme työkalut, jotka tarjoavat mahdollisuuden yhteyden muodostamiseen, inspiroimiseen ja ongelmanratkaisuun ottamatta vastaan ​​koko työpäiväämme. Sen sijaan että tarvitsisimme tarjota itsemme jatkuvasti saataville, tarvitsemme digitaalisen paikan tauolle ja yhteydenpitoon työtovereihimme.

2. Asynkroninen aivoriihi: Etäyhteistyökalut ideoiden kartoittamiseen

Vesijäähdyttimien lisäksi haluamme myös etätyökaluja, joiden avulla tiimit voivat kirjautua sisään keskenään asynkronisesti, pysyä projektien päällä ja tehdä yhteistyötä avoimesti . Emme halua vain lisää virtuaalikokouksia; haluamme miettiä uudelleen tapamme tehdä yhteistyötä. Jos emme tee niin, seuraukset voivat olla vakavia.

Pelkään tämän romahduksen toimistossa kasvojen aika johtaa innovaatioiden taantumiseen ”, Stanfordin ekonomisti Nicholas Bloom on sanonut.

” Tänään menetettävät uudet ideat voivat näkyä vähemmän kuin uusia tuotteita vuonna 2021 ja sen jälkeen, mikä hidastaa pitkän aikavälin kasvua. ”

Bloomin tutkimus on osoittanut, että henkilökohtaiset tapaamiset ovat välttämättömiä uusien ideoiden kehittämisessä ja henkilöstön motivoitumisen ja keskittymisen ylläpitämisessä.

Etäyhteistyökalut, kuten Trello, ovat osoittautuneet erittäin hyödyllisiksi projektinhallinnassa, ja Zoomin kaltaiset videoalustat voivat auttaa virtuaalikokouksia. Vaikka nämä saattavat olla parhaita käytettävissä olevia etätyöryhmien välitystyökaluja, uskomme, että etätyöyhteistyön tulevaisuus ei luo henkilökohtaisten kokousten vaaleaa jäljitelmää. Loppujen lopuksi henkilökohtaisissa kokouksissa on hankala aikataulun koordinointi ja änkytys.

Sen sijaan yhteistyössä tulisi hyödyntää fyysistä etäisyyttä asynkronisen aivoriihin mahdollistamiseksi . Työntekijät voivat järjestää ei-perinteisiä kokouksia, joissa he voivat antaa ajatuksia heidän ajatuksensa mukaan. Ajattele sitä virtuaalitauluna – yksinkertaisena työkaluna, jota voidaan käyttää ideoiden, ratkaisujen ja toimintapisteiden kartoittamiseen – mutta parempi!

3. Älykkäät ajoitustyökalut etäjoukkueille

Nykyiset ajoitustyökalut, kuten Google-kalenteri ja Calendly, ovat hyödyllisiä kokousten aikatauluttamisessa vähemmän vaivalla. Mutta olemme valmiita älykkääseen ajoitukseen mennäaskeleen pidemmälle kuin pysymme vain tapaamiemme yläpuolella, mutta pysymme niiden edellä.

Etätyö tarkoittaa, että meillä on (yleensä) enemmän joustavuutta aikatauluissamme. Emme enää näe toimistostandardeja, mutta voimme räätälöidä työaikamme tarpeidemme mukaan. Mutta tämä on kaksiteräinen miekka.

Tutkimukset osoittavat, että WFH: n työntekijöillä on enemmän vaikeuksia henkisesti kellota, kun he ovat lopettaneet työnsä. Lisäksi Microsoftin Data Analytics -tiimi havaitsi, että keskimäärin ihmiset työskentelivät neljä ylimääräistä tuntia viikossa, kun he siirtyivät työskentelemään kotoa . Tämä on resepti työntekijöiden nopeaan uupumiseen ja työvoiman ehtymiseen. Eikö tähän ole etätyökaluja?

Toivomme, että seuraavan sukupolven älykkäät ajoitustyökalut synkronoivat aamuhälytyksen vuorosi aikatauluusi tai pitävät automaattisesti puhelimesi ”Älä häiritse” -tilassa työaikana. Ne pitävät sinut ajan tasalla tulevista määräajoista ja päivämääristä häiritsemättä tai ärsyttämättä. Itse asiassa he voisivat jopa ilmoittaa sinulle, milloin on aika lopettaa työskentely, ehkä pelaamalla ”Tiikerin silmää”, kun olet kellonnut kaikki tunnit.

Meille paras tekniikka etätyöhön on yksi, joka integroituu saumattomasti työnkulkuun. Älykäs aikataulu ei vain helpottaisi tuottavuutta, se auttaisi meitä saavuttamaan paremman työ- ja yksityiselämän tasapainon.

4. Luottamuskulttuurin kehittäminen: työkalut etätyöntekijöiden hallintaan

Yksi etätyöntekijöiden suurimmista haasteista on yrityskulttuurin luominen ja ylläpitäminen näytöissä ja kuulokkeissa. Etätyöntekijöitä valvovat johtajat tarvitsevat parempia työkaluja inspiroimiseen ja kannustamiseen ilman mikrohallintaa.

Kun yrität pitää etätiimi tiellä, johtajilla voi olla houkutus käyttää kodin valvontatyökaluja. Mutta tiedämme, että ainoa todellinen tie kohti kestävää kasvua on luottamuskulttuurin luominen ja vahvistaminen jopa kaukaa.

Jopa johtajat, jotka haluavat vain kirjautua sisään, voivat osua esteisiin käytettävissä olevilla etätyökaluilla. Parhaiden etätyöskentelytyökalujen avulla johtajat voivat säännöllisesti pitää yhteyttä tiimeihinsä. Liian suuri zoomaus ei kuitenkaan vie vain arvokasta aikaa. Se voi muuttaa meidät ”Zoombeiksi”, jotka ovat käytössä vuorovaikutuksessa, joka muistuttaa kasvokkain tapahtuvaa vuorovaikutusta pintatasolla, mutta jolla ei ole samaa energiaa tai tuottavuutta.

Entä etätyöryhmien työkalut, joiden avulla johtajat voivat pitää yhteyttä ilman videopuheluihin tarvittavaa keskittynyt silmäkosketusta? Sisäänkirjautumiset, jotka antavat meille virtaa sen sijaan, että tukahduttavat meidät? Haaveemme etätyönhallintatyökaluista, jotka mahdollistavat projektin seurannan, ajoituksen ja yhteistyön, mutta eivät luo loputtomia järjestelmänvalvojien tehtäviä.

5. Keskitetty tila pitää tiimisi yhteydessä

Saamme sen. Sinua vaivaa työkalujen väsyminen. ”Kuinka monta muuta työkalua mahdollisesti mahaan tähän laitteeseen”, saatat miettiä, kun selaat kiihkeästi läpi kirkkaita värejä sisältävien sovellusten ja ohjelmien loputtomia sivuja, jotka lupaavat lisätä tuottavuuttasi, seurata aikaa ja optimoida olemassaolosi.

Nykyään on olemassa sovellus kaikelle ja kymmenelle eri paikalle joku saattaa pingata kiireellisellä pyynnöllä. Tarvitsemme keskitetyn tilan, johon tiimit voivat hakea tietoja, päivityksiä ja muutoksia. Siksi rakennamme Complish; tarjota sinulle tilaa, jossa voit pitää tiimisi ajan tasalla, vaikka käytät erilaisia ​​työkaluja. Complish-toiminnolla voit vähentää ei-välttämättömien kokousten määrää ja ryhmitellä jo käyttämäsi työkalut yhteen tilaan, mikä tuo näkyvyyttä ja kontekstia työskentelemiisi tehtäviin.

Voimme kaikki kestää viettää vähemmän aikaa siirtymällä yhdeltä välilehdeltä toiselle ja enemmän aikaa keskittymällä todella tärkeään työhön. Tämä on etätyökalujen toivelistan loppu: anna meille stressitön työkalu, joka helpottaa viestintää, yhteistyötä ja kaikkien hallintaa yhdessä paikassa. Anna meille työkalu, joka helpottaa vuorovaikutusta tarvitsematta sitä. Se auttaa ohjaamaan projekteja ja priorisoimaan niiden mukaisesti, mikä tekee työstä helpompaa eikä monimutkaisempaa.