Consejos para administrar y realizar un seguimiento de los gastos del trabajo desde casa | Navisteps

(8 de diciembre de 2020)

La pandemia mundial de COVID-19 ha causado considerables trastornos en la vida de todos. Un importante cambio resultante que hemos visto en todo el mundo es la implementación de acuerdos de “trabajo desde casa”. Dado que la mayoría de los empleados ahora trabajan de forma remota bajo supervisión limitada, las empresas pueden enfrentar dificultades para administrar y realizar un seguimiento de sus gastos.

A pesar de la distancia física, es importante que encuentre una manera eficiente de realizar un seguimiento de los gastos. para que pueda seguir teniendo visibilidad del gasto de la empresa, especialmente durante este período de tiempo crucial.

Para aquellos de ustedes que tienen problemas para lidiar con estos cambios, no se preocupen, lo tenemos cubierto. A continuación, se ofrecen algunos consejos para que pueda administrar y realizar un mejor seguimiento de los gastos del trabajo desde casa (FMH).

1. Cree una nueva política diseñada específicamente para la «FMH»

Ahora que las circunstancias son muy diferentes, es probable que su política de gastos actual no siga siendo relevante.

En medio de los bloqueos de la ciudad y las restricciones de actividad , los gastos ya no son lo que solían ser. Si bien algunos gastos desaparecerían, los nuevos gastos pueden convertirse en la norma. Los gastos de entretenimiento y viajes pueden dejar de ser válidos cuando se evitan o incluso se prohíben las reuniones físicas y las actividades de viaje. Por otro lado, es posible que la empresa desee contribuir a ayudar a los empleados a establecer sus oficinas en casa individuales para que puedan trabajar de manera productiva durante los períodos de bloqueo.

Los procesos de reclamos de gastos y reembolso probablemente también serían radicalmente diferentes, especialmente si la empresa funcionaba originalmente con procesos manuales.

Evidentemente, hacer que los empleados trabajen de forma remota requiere una revisión de las políticas existentes con un nuevo conjunto de reglas. Es comprensible que los empleados no estén seguros de lo que deben hacer en vista de todos estos cambios y especialmente si están trabajando de forma remota por primera vez. Crear una nueva política de trabajo desde casa que aborde estos cambios puede ayudar a despejar el aire de incertidumbre para todos.

Para empezar, la empresa podría rediseñar una política con un nuevo conjunto de gastos que son relevante y reembolsable para los empleados en el entorno actual. A continuación, se muestran algunos ejemplos de gastos que puede considerar incluir al elaborar su política de trabajo desde casa:

  • Equipo informático
  • Gastos de software
  • Muebles
  • Material de oficina y suministros
  • Honorarios médicos
  • Comidas
  • Asignaciones de la FMH

Presupuestos para los gastos pueden ser temporalmente diferentes dadas las circunstancias. Para reflejar estos cambios, los límites de gastos podrían ajustarse solo para la póliza de la FMH mientras se mantiene intacta la configuración de la póliza original. Esto garantiza que pueda volver fácilmente a las políticas originales cuando esté listo para volver a las operaciones normales.

2. Notifique a sus empleados

Después de crear una nueva política de trabajo desde casa, lo siguiente sería asegurarse de que todos sean notificados. La comunicación podría ser en sí misma un desafío en estos tiempos en los que los empleados están geográficamente dispersos trabajando desde sus respectivos hogares.

Al decidir el método apropiado para notificar a sus empleados, debe tener en cuenta la complejidad de la nueva política, el grado de desviación de las políticas originales, así como la cultura de su empresa. Los correos electrónicos como medio habitual de comunicación empresarial podrían resultar útiles para difundir directrices escritas a todos los empleados. Sin embargo, dado que es probable que la nueva política sea muy diferente de las políticas originales, podría ser recomendable realizar teleconferencias para informar a los empleados o programar llamadas con los empleados para explicar en detalle.

Cuándo Al comunicar los cambios, asegúrese de informar a sus empleados que la empresa seguirá ocupándose de sus necesidades a pesar de todo el caos provocado por la pandemia mundial. Al mostrarles a los empleados que estos cambios en las políticas se realizan en gran medida para apoyar a los empleados en estos tiempos difíciles, aumenta la probabilidad de que los empleados sean más agradecidos y cooperativos al seguir las políticas de gastos.

3. Automatice su gestión de gastos

Si todavía no lo ha hecho, este es el momento de subirse al tren de la automatización y la digitalización. Si bien los procesos manuales de gestión de gastos aún pueden funcionar en el pasado, muchas empresas y empleados se vuelven frenéticos cuando se imponen repentinamente bloqueos en toda la ciudad. Dado que los documentos impresos cruciales se dejan desiertos en la oficina, las reclamaciones de los empleados se retrasan indefinidamente.

Al utilizar una solución basada en la nube como Navisteps , la gestión de gastos puede continuar sin problemas incluso cuando los empleados trabajan desde casa.Con la digitalización de imágenes de facturas y recibos, los empleados ya no necesitan documentos físicos para procesar reclamos, y cada persona puede realizar sus respectivas tareas de reclamante o aprobador de forma remota.

Además, las soluciones de gestión de gastos normalmente vienen con herramientas de automatización. . Esto no solo facilita la vida de todos en términos de presentación y aprobación de gastos, sino que también alivia la carga de su equipo financiero.

Tener más datos digitalizados también significa que la empresa tendrá una mayor visibilidad de los gastos de los empleados. Cuando la empresa tiene el control de sus gastos, se vuelve más fácil de administrar y hacer los cambios apropiados cuando algo parece estar mal.

4. Introducir nuevas categorías de gastos o etiquetas

Con un software de gestión de gastos, sería muy sencillo realizar un seguimiento de los gastos de trabajo desde casa, ya sea por su categoría de gastos dedicada o mediante el uso de una etiqueta de trabajo desde casa en Gastos en diferentes categorías. Lo mismo podría hacerse en sistemas manuales, pero probablemente requeriría un esfuerzo humano deliberado en cada paso.

Depende mucho de las circunstancias y preferencias de cada empresa sobre cómo desean rastrear y registrar estos trabajos desde casa (FMH) gastos. Si la empresa desea registrar nuevos gastos de la FMH en una nueva cuenta del libro mayor de gastos para fines de contabilidad, puede crear la nueva categoría de gastos de la FMH correspondiente en el software de gestión de gastos como bien. Al hacer coincidir las categorías de gastos con las cuentas contables, se asegura una asignación adecuada de los gastos en origen y, por lo tanto, se minimizan los esfuerzos de procesamiento para el equipo de Finanzas.

Alternativamente, la empresa puede tener una amplia gama de gastos relacionados con la FMH que pueden desea realizar un seguimiento sin querer consolidar estos gastos en una sola categoría de gastos o cuenta contable. Para tales casos, puede optar por crear nuevas etiquetas en su lugar, para realizar un seguimiento de los gastos de la FMH que abarcan diferentes categorías de gastos. Los empleados pueden presentar reclamaciones de gastos asignados a una amplia gama de categorías de gastos, como asignaciones de la FMH, gastos de material de oficina y compras de equipo informático, pero deben etiquetarlas todas con la etiqueta de la FMH. Los gastos se seguirán asignando a las respectivas categorías de gastos, pero agregar una etiqueta de la FMH permite a la empresa filtrar los gastos por la etiqueta de la FMH para su posterior análisis e informe.

5. Ofrezca reembolsos más rápidos

Es importante que las empresas puedan procesar los reembolsos más rápido, especialmente durante este período crucial cuando los empleados pueden tener que incurrir en mayores gastos para configurar y ejecutar sus espacios de trabajo en casa. Aunque la empresa puede estar reembolsando a los empleados por estos gastos, es fundamental que los reembolsos sean rápidos para ayudar a los empleados a hacer frente a los gastos más altos que surgen de los arreglos de trabajo desde casa.

Con herramientas como Navisteps , los empleados pueden redactar o enviar fácilmente sus reclamos en cualquier momento y lugar sin tediosos procesos manuales. Los recibos permanecen etiquetados en el registro de reclamaciones respectivo, por lo que ninguna de las partes necesitaría revisar montones de documentos solo para verificar un artículo. Los totales también se calculan automáticamente para que todas las partes ahorren tiempo al no tener que sumar manualmente las cantidades. Mediante el uso de estos sistemas, las reclamaciones se pueden procesar mucho más rápido para que los empleados reciban reembolsos más rápidos.

Incluso si la empresa se ha comprometido a ayudar a sus empleados a pagar las inversiones para la configuración del trabajo, todavía podría haber algunos otros gastos que quedan sin cubrir. Por ejemplo, ahora que la gente trabaja en casa a tiempo completo, es probable que las facturas de electricidad del hogar se hayan disparado. En momentos como estos, los empleados estarían realmente agradecidos por los reembolsos rápidos de la empresa, y un poco de ayuda es de gran ayuda para mejorar la satisfacción laboral y la lealtad de los empleados.

Cuando se cuelgan reembolsos más rápidos y procesos más fáciles, es casi seguro que los empleados presenten sus reclamaciones más rápido. Además de ayudar a los empleados y generar buena voluntad del personal en el proceso, la empresa también recibiría datos más oportunos que luego puede utilizar para monitorear, analizar y controlar mejor sus gastos. Esto es tan vital para la empresa como para el empleado, para asegurar la supervivencia en tiempos tan inciertos.

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Publicado originalmente en https://www.navisteps.com .