Der Begriff fördert die Arbeit und ich bin es leid it

Warum ist alles so unnötig kompliziert geworden?

(Harry Keller) (23. April 2020)

„Schreiben, planen, zusammenarbeiten und organisieren. Notion ist alles, was Sie brauchen – in einem Tool .

Dieser Beitrag enthält meine Beobachtungen zu Notion, dem No-Code Champion, der den Platz für Produktivitätswerkzeuge verschlingt. Wenn Sie nicht wissen, was Notion ist oder noch nicht verwendet haben, ist dieser Beitrag wahrscheinlich nichts für Sie. Ich sollte erwähnen, dass wir als Unternehmen bei diesdas.digital Notion lieben und es so häufig verwenden, dass es die meisten anderen Tools, die wir zuvor verwendet haben, überflüssig gemacht hat – Es ist unser Betriebssystem geworden und ich weiß nicht, wie wir das Unternehmen ohne es führen würden. In diesem Beitrag geht es also sehr viel um eine Hassliebe.

Notion ist ein Meta-Tool: Ein Tool zum Erstellen von Tools. Es ist so formbar und macht das Erfinden eigener Workflows so einfach, dass Sie nicht anders können , aber staunen Sie darüber: Es ist eine unglaublich beeindruckende Leistung, Menschen zu ermöglichen, Datenbanken und Beziehungen aufzubauen, ohne Code zu schreiben. Es zeichnet sich auch durch die medienintensive Umgebung für die Zusammenarbeit mit leeren Seiten aus – es ist besser als Google Text & Tabellen, es ist besser als Dropbox Paper, es ist besser als jedes Wiki.

Also, was gibt es nicht zu lieben?

Mit großer Kraft geht große Verantwortung einher

Am Anfang ist alles Sonnenschein und Regenbogen: Sie können mit ein paar Seiten loslegen; Besprechungsnotizen hier, eine To-Do-Liste dort, eine trello-artige Tafel dort drüben; Es ist fantastisch, endlich laufen alle Ihre beweglichen Datenziele an einem Ort zusammen! Dann fangen Sie an, weitere Dinge zusammenzustellen: Sie entdecken benutzerdefinierte Ansichten, Beziehungen und Datenbanken. Verblüfft, alle Möglichkeiten! Über Nacht wird Notion zum Projektmanagement-Tool Ihres Unternehmens, zum Projektdokumentationstool, zum internen Wiki-Tool, zum Lead-Tracking-Tool, zum CRM-Tool, zum Intranet-Tool, zum HR-Tool, zum Tool für gemeinsam genutzte Aufgabenlisten, zum Tool für Besprechungsprotokolle, zum Roadmap-Tool, zum Tool zur Organisation von Veranstaltungen und zum GDPR-Compliance-Tool , vielleicht sogar Ihre Website. Die Liste ist endlos. Es ermutigt Sie, es für alles zu verwenden, weil es alles kann… aber sollte es?

Entschuldigung, aber ich brauche eine Pause… weil Ihre immense Flexibilität auch Ihre größte ist Schwäche.

Benachrichtigungen werden unbrauchbar

Zunächst einmal: Benachrichtigungen don nicht mithalten. Wenn Sie in Notion eine Menge verschiedener Tools erstellt haben, sind Benachrichtigungen einfach nicht mehr nützlich. Sie erhalten E-Mails, in denen 86 Änderungen auf allen Ebenen aufgeführt sind. Sie sind nicht organisiert und entsprechen nicht den mentalen Eimern, wie dies bei separaten Apps der Fall wäre. Ihre CRM-Benachrichtigungen werden plötzlich mit Ihren aktuellen Sprint-Updates für die Produktentwicklung gebündelt. Und wie könnten sie getrennt sein? Notion weiß nicht, was gespeichert wird. Ein Kontakt in Ihrem CRM-Tool ist in jeder Hinsicht dasselbe wie eine Entwicklungsstory in Ihrem Backlog. Dies ist ein Problem, da es einen mentalen Aufwand verursacht, alle wichtigen Stellen manuell zu durchsuchen und herauszufinden, was wichtig ist. Oder Sie schließen Notion an Slack-Kanäle an und leiten die Updates dort weiter… aber dann überfordert es jeden regulären Chat in diesen Kanälen.

Ich hätte nie gedacht, dass ich das sagen würde, aber ich vermisse die Zeiten, in denen ich einen JIRA erhalte Benachrichtigung und die Farbe des Symbols, die Formatierung und die Formulierung sagen mir sofort und genau den Kontext und worum es geht.

Links: Notions Slack-Integration, rechts: E-Mail Benachrichtigungen. Was passiert hier? Niemand weiß es.

Alles sieht kleinster gemeinsamer Nenner aus

Und obwohl es beeindruckend ist, dass Notion all diese verschiedenen Anwendungsfälle bewältigen kann, ist es in keinem von ihnen besonders gut. Es wird keine Diskussion eingeladen, da die Kommentare winzig und versteckt sind. Sie können auch nicht auf bestimmte Eigenschaften einer Karte / Seite aufmerksam machen, da alle Metadaten zu einer langen Liste von Eigenschaften werden. Wenn Sie absichtlich ein Tool für einen Anwendungsfall entworfen haben, würden Sie allgemeine / wichtige Funktionen hervorheben und dunkelere Funktionen ausblenden. In Notion ist alles gleich, da nicht zwischen z. ein Fälligkeitsdatum und ein zuletzt aktualisierter Zeitstempel, die von ganz unterschiedlicher Bedeutung sind. Die einzige Möglichkeit einer visuellen Hierarchie besteht darin, die Eigenschaften von oben nach unten zu ordnen.

Als eigenständiges Werkzeug beurteilt, z. Notion ist ein Projektstau, der für diese Aufgabe einfach nicht gut geeignet ist. Es ist aufgrund seiner erzwungenen Generizität fast nicht entworfen. Alles ist ein Kompromiss. Alles wird zum kleinsten gemeinsamen Nenner.Nichts hat einen Zweck oder ist einfach visuell zu scannen. Generisch zu sein, zwingt generisches Design auf alles.

Links: eine Notion-Story-Karte, rechts: eine funktional ähnliche, aber viel gezielter gestaltete Ansicht in Scrumpy .

Der Begriff fördert die Arbeit

Der mit Abstand größte Kritikpunkt, den ich habe, ist, dass ein Werkzeug ein Mittel zum Zweck sein und erhalten sollte aus dem Weg – aber mit dem Erstellen von Notion wird das Tool oft zum Selbstzweck.

Zu oft können Menschen nicht mit der großen Kraft umgehen, die Notion ihnen gibt : Sie erstellen häufig die ausgefeilteste und komplexeste Lösung für ein Problem, da sie dadurch intelligent aussehen. Das Gärtnern von Notion-Boards wird zu einer Aktivität für sich… Notion kommt nicht aus dem Weg, die Formbarkeit lädt Sie immer dazu ein, Ihre Boards weiter zu optimieren, eine weitere Eigenschaft hinzuzufügen, eine andere Beziehung zu verbinden, eine andere Ansicht hinzuzufügen, durch Ihr Board zu gehen und vollständige Daten auf allen Karten. Es ist zu einem ständigen Scherz in unserem Team geworden, für jedes Problem, auf das wir stoßen, ein „Notion Board“ zu erstellen.

Aber machen Sie keinen Fehler: All diese geschäftigen Arbeiten haben wenig Wert. Natürlich sorgen bessere Tools für Effizienzgewinne, aber in Notion erreichen Sie normalerweise ziemlich früh ein Niveau von 90\% – aber dann hören die Leute nicht auf. Die Menschen schwelgen in Aktivitäten mit sinkenden Renditen und machen alles unnötig kompliziert. Eine Karte in einem Tisch auf einer Karte in einem Brett auf einer Seite? Sicher!

Meistens wäre eine weltliche Aufzählungspunktliste in Ordnung gewesen. Vielleicht eine To-Do-Liste. Vielleicht fügen Sie diese Aufgaben einem Kalender hinzu. Aber das würde dich nicht schlau aussehen lassen, oder? Ein Notion Board mit 5 Ansichten, 3 Beziehungen zu anderen Datenbanken und 20 Eigenschaften pro Karte zeigt, dass Sie wirklich an alle Randfälle gedacht haben! Gute Arbeit!

Es wird nicht nur die anfängliche Zeit verschwendet, die für diese geschäftige Arbeit aufgewendet wird. Sie erhalten Lösungen, die ein Handbuch benötigen, um sie zu verstehen und zu verwenden. Dies ist kein Scherz, wir waren tatsächlich dort: Wir haben endlose Slack-Nachrichten gesehen, in denen erklärt wurde, wie ein neues Notion-Board verwendet werden soll. Diese unnötige Komplexität verlangsamt jeden, der diese Tools später verwenden muss.

Nun… natürlich ist dies alles nicht die Schuld von Notion – natürlich kann es sinnvoll und verantwortungsbewusst eingesetzt werden. Dieser ganze Beitrag ist ein bisschen so, als würde man eine Programmiersprache für die schlechten Code-Anfänger kritisieren, die damit schreiben. Vielleicht haben wir unsere Notion-Beine noch nicht gewachsen. Die Realität ist jedoch, dass nicht jeder in Ihrem Team ein erfahrener Werkzeugbauer werden möchte: Die Flexibilität, die Notion bietet, lädt Sie einfach dazu ein, es für die falschen Dinge zu verwenden und alles zu verdammt kompliziert zu machen. Es lädt zu übermäßiger Gartenarbeit ein. Und das Schlimmste von allem: Mit Notion ist immer ein noch besseres, noch verfeinertes Setup möglich, immer gleich um die Ecke, sodass sich die Leute nie niederlassen … sie werden einfach nicht aufhören, ihre Werkzeuge zu optimieren, anstatt sich auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren.

Das letzte Stadium des Galaxienhirns könnte einfach sein … Basecamp

Wenn ich das beobachte, fühle ich mich wirklich von Tools wie Basecamp angezogen, die sehr starr und sehr eigensinnig sind und Sie durch sinnvolle Workflows führen , weil sie im Laufe der Zeit bewiesen und wiederholt wurden. Jemand hat nach sorgfältiger Überlegung entschieden, dass dies der Funktionsumfang ist, den das Tool bieten sollte, und das wars. Jemand hat darüber nachgedacht, wie sich alles verbindet, wie es gestaltet ist und wie alles zusammenkommt. Der Funktionsumfang ist festgelegt. Kein Hinzufügen von Sachen. Keine Neuanordnung der Kernschnittstelle. Keine undurchsichtigen Eigenschaften mehr für Randfälle. Keine Diskussionen über Beziehungen. Eine Möglichkeit, Dinge zu tun! Konzentrieren Sie sich auf Ihre Arbeit, nicht auf das Werkzeug!

Der Begriff ist das Gegenteil und diese Flexibilität macht ihn in einigen Situationen unglaublich nützlich, aber leider auch ablenkend und mittelmäßig für die meisten Anwendungsfälle. Vielleicht mussten wir diesen Weg gehen, um die Vorteile von Software mit mehr Meinungen wieder zu erkennen – um Einschränkungen zu akzeptieren und uns auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Das Verständnis kommt normalerweise in Sinuswellen … wir waren oben auf dem Flexibilitätshügel und jetzt ist es vielleicht an der Zeit, wieder auf die Beine zu kommen.

Aber das ist nur meine Meinung. Selbst in meinem Team werden die Leute wahrscheinlich stark anderer Meinung sein. Vielleicht schreibt jemand einen nachfolgenden Blog-Beitrag mit einem Counter-Take? Das wäre großartig, ich würde gerne dieses Gespräch führen!

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